Die Technik macht’s: Soziales Miteinander und starke Teams durch digitale Tools

Von Mensch zu Mensch: Technologie als Schlüssel

Kein Zweifel: Die moderne Technologie hat und wird unseren Arbeitsplatz nachhaltig verändern. Doch egal ob generelle Verbesserungen im betrieblichen Ablauf oder neue Kommunikationskanäle, die es uns ermöglichen sollen, jederzeit und überall soziale und berufliche Kontakte zu knüpfen – die Frage aller Fragen bleibt doch: Fühlen sich Mitarbeiter, denen diese Lösungen zur Verfügung stehen, auf menschlicher Ebene wirklich enger miteinander verbunden? Schlussendlich wird deutlich, dass viele von uns einem Trugschluss aufsitzen, zeigen Untersuchungen doch, dass genau das Gegenteil die Folge ist: Mehr als die Hälfte der befragten Führungskräfte und Mitarbeiter empfinden gerade aufgrund der verstärkten, technologiegesteuerten Kommunikation ein Gefühl der Einsamkeit.

Zwar haben Instant-Messaging-Dienste und Videokonferenzen den Übergang zum Home-Office erleichtert, doch echte menschliche Verbindungen erfordern schon von Natur aus räumliche Nähe. Und hier verbirgt sich die echte Herausforderung für Arbeitgeber – sowohl während des COVID-19-Lockdowns als auch in der nun folgenden „neuen Normalität”. Wo Gehalt und Karriereverlauf historisch gesehen auf der Wunschliste der meisten Kandidaten ganz oben gestanden hätten, entscheiden sich die Arbeitskräfte zunehmend für Unternehmen, deren Werte mit den ihren übereinstimmen.

Die Entscheidung der Unternehmen, zu Home-Office Lösungen überzugehen, um Betriebsabläufe möglichst störungsfrei weiterzuführen, hat dazu geführt, dass auch weniger verbreitete Technologien schnell an Aufmerksamkeit gewonnen haben. Die Durchführung von Online-Workshops unter Einsatz von digitalen Whiteboards und virtuellen Notizfunktionen können beispielsweise die Zusammenarbeit in der Gruppe erleichtern und für vielfältige Interaktionen sorgen. Diese Möglichkeiten helfen Menschen, die Lücke zwischen dem „echten“ Leben und einem „virtuellen“ Austausch zu verkleinern – ein solches miteinander Arbeiten kommt den gewohnten Abläufen näher, eine Anpassung an neue Verhältnisse wird demnach leichter.

Insbesondere die Durchführung von Videokonferenzen hat einen positiven Einfluss auf die Teamarbeit, da jeder Mitarbeiter für sich an dem Meeting teilnehmen kann. Heißt: Jeder ist gleich sichtbar, keiner „verschwindet“ hinter einem anderen. Die Einbindung des Menschen als Individuum im Arbeitsprozess – mit eigener Meinung und eigener Stimme – wird einfacher und gleichwohl fairer; der Zusammenhalt und das Miteinander innerhalb der Teams gefördert.

Des Weiteren können der stete Zugriff auf Intranet und interne soziale Kanäle bessere Wege zur Datenerhebung eröffnen, da hier jeder gleichberechtigt und für alle sichtbar seinen Beitrag für das Unternehmen leisten kann. Dies kann besonders großen Organisationen zu Gute kommen, müssen diese doch gegebenenfalls nicht nur ihr Risikomanagement, sondern auch die zugrunde liegenden Sicherheits- und Social-Media-Richtlinien neu anpassen, wenn Mitarbeiterengagement hauptsächlich über Social Media angetrieben werden soll.

Neben der bereits angesprochen großen Anzahl an möglichen Optionen für ein besseres soziales Miteinander und eine gesteigerte Interaktion, müssen Unternehmen eine weitere, grundlegende Herausforderung angehen: Die Sicherstellung dessen, dass alle Mitarbeiter auch über die nötige Kenntnis zur Nutzung der angebotenen Technologien verfügen. Dabei ist es notwendig, an eben diesem Punkt anzusetzen. Dies gilt insbesondere für erfahrene, häufig ältere Mitarbeiter, die meist auch über das größte Geschäftswissen verfügen. Eine Einbindung dieser Zielgruppe in den Prozess ist besonders deshalb wichtig, damit auch die nächste Generation ihr Potenzial voll ausschöpfen kann. COVID-19 hat die Agenda des “Social Wellbeings“ und dessen Auswirkungen auf die psychische Gesundheit erneut verstärkt. Die meisten Unternehmen folgten bei Ausbruch der Pandemie der Devise „jetzt oder nie”, da sie praktisch über Nacht das Arbeiten von zu Hause aus ermöglichen mussten. Doch gleichzeitig schauen wir auch in die Zukunft – und müssen ein Verständnis dafür aufbauen, wie die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeiter in der Arbeitswelt von Morgen – dem „new normal“ – aussehen müssen.

Die Schattenseiten einer hyperbolischen-vernetzten Welt

Wie viele große Veränderungen zuvor bringen auch die Folgen der COVID-19 Pandemie unerwartete „Nebenwirkungen“ mit sich: Durch neue Tools und Kommunikationskanäle, die jederzeit auch von den persönlichen Geräten aus zugänglich sind, verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben allmählich. Zwar halten die Mitarbeitenden endlich die lang ersehnte Flexibilität im wahrsten Sinne des Wortes in den Händen, jedoch haben viele von ihnen hierdurch auch mit neuen Problemen zu kämpfen. So ist es für einige Menschen deutlich schwieriger geworden, von der Arbeit abzuschalten, da es keine klaren Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben mehr gibt.

Sich selbst strengere Arbeitszeiten zu setzen und klar Regeln für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu etablieren, ist von entscheidender Bedeutung. Auch ist es wichtig, ab und an eine wirkliche Auszeit zu nehmen, um darüber nachzudenken, ob die persönlichen Bedürfnisse in Einklang mit der eigenen aktuellen Arbeitssituation stehen.

Man muss jedoch auch herausstellen, dass mittlerweile viele Menschen sensibilisierter sind und gewissenhafter mit potenziellen Gefahren der digitalen Welt umgehen. Die COVID-19-Pandemie hat die Menschen dazu veranlasst, ihre Beziehung zur Technologie zu hinterfragen. Immer stärker wird nach Wegen gesucht werden, die eine sinnvolle und positive Integration digitaler Tools in das eigene Leben ermöglichen und dabei helfen, allen voran das eigene Wellbeing zu fördern.

Bei Aon konnten wir dies insbesondere mit Blick auf die eigens von uns entwickelte Well One-App und eine Zunahme deren Nutzung feststellen: Die Auseinandersetzung mit der eigenen Gesundheit und dem Thema Wellbeing ist in den Köpfen der Menschen angekommen.

Relevante Daten für den Arbeitgeber

Dabei muss hervorgehoben werden, dass diese Dienstleistungen nicht nur für das Wohlbefinden der Arbeitnehmer entscheidend sind, sondern dass sie zudem auch Daten liefern, die für jeden Arbeitgeber relevant sind. Die App und ihre Bausteine können dabei von jedem Einzelnen individuell und privat genutzt werden; für den Arbeitgeber sind dabei nur aggregierte Daten einsehbar, die dazu beitragen können, den eigentlichen Wellbeing-Problemen der Belegschaften auf den Grund zu gehen. Mit diesen Erkenntnissen ausgestattet, können Unternehmen gezielt Lösungen für ihre Mitarbeiter erarbeiten, statt nur die Symptome zu behandeln.

Doch natürlich steht auch die Frage im Raum, was mit den Arbeitnehmern ist, die sich aktiv gegen eine Nutzung von Well One entscheiden, weil sie ihre persönlichen Daten nicht an ihre Arbeitgeber weitergeben wollen? Meiner Ansicht nach sind hier zwei Dinge wesentlich, damit Arbeitnehmer bestmöglich von der Idee hinter der Anwendung profitieren: Zum einen geht es darum, die Grundlagen für den Aufbau von Resilienz für die Menschen bereit zu stellen, damit diese mit Veränderungen sowohl im eigenen Leben als auch auf der Welt entsprechend umgehen können. Zum anderen liegt für sie der Schlüssel zum Erfolg in einer klaren Kommunikation der Vorteile gegenüber der Mitarbeitenden.

Ich will damit sagen: Nach und nach entstehen immer neue Dynamiken und Stressquellen, mit denen wir zurechtkommen müssen. Diese neue Zeit führt damit verbunden häufig zu zwei Extremen: Entweder verbringen wir plötzlich deutlich mehr Zeit mit unseren Familien und Freunden, oder genau das Gegenteil ist der Fall. In Zeiten großer Unsicherheit brauchen Menschen Orientierungshilfe, eine Gewissheit, die ihnen wieder mehr Kontrolle über das Geschehen gibt. Wenn wir Informationen klar und transparent zur Verfügung stellen, können wir den Menschen damit helfen zu verstehen, was Veränderungen konkret für sie bedeuten. Unsere Strategien können somit die Verunsicherung der Mitarbeiter effektiv reduzieren.

Zukunft mit Aussicht

Neben den weitläufigen technologischen Veränderungen sowohl in der Arbeitswelt als auch im Privaten sind die Menschen auch Zeuge einer starken Unbeständigkeit geworden. Diese, nicht von uns beinflussbaren Faktoren sind Größen, die sich auf gleich mehreren Ebenen auswirken: auf unsere Erwartungen an die Welt, auf uns selbst und auf diejenigen, die unser Leben beeinflussen.

Insbesondere junge Menschen, die in den letzten 15 Jahren ins Berufsleben eingestiegen sind, wissen, dass Arbeit nicht das Maß aller Dinge ist – sie gehen das Ganze mit einer deutlich breiteren Perspektive an. Zwar sind sie sich durchaus bewusst, dass Arbeit ein wichtiger Teil und Grundlage des eigenen Lebens ist; die Sicherheit ihres Arbeitsplatzes aber gleichzeitig von unterschiedlichen Gefahren, bedroht sein kann. Dieses Wissen führt dazu, dass der Wunsch nach aktiver Beeinflussung der Dinge, die das Leben maßgeblich bestimmen, größer wird.

Zudem sollten wir in Betracht ziehen, dass dieser Wandel insbesondere durch die spezielle Situation während der COVID-19-Pandemie initiiert wurde – heißt: Stein des Anstoßes war nicht nur ein rein persönlicher, sondern allen voran ein gesellschaftlicher Blickwinkel, sind wir doch alle durch diese besondere Zeit in bestimmten Dingen deutlich einfühlsamer, sensibler und emotionaler geworden. Durch die Pandemie wurden wir dazu gezwungen, mit eben diesen Dingen direkter umzugehen, sie sozusagen an der Wurzel zu packen. Die plötzliche Reduzierung des menschlichen Kontakts hat zudem dazu geführt, dass viele von uns sich aktiv mit der Frage auseinandergesetzt haben, was im Leben wirklich zählt, mit welchen Werten wir uns identifizieren und was uns wichtig ist. COVID-19 hat uns mit der uns auferlegten Zeit der Trennungen dabei geholfen, ein besseres Verständnis für sich selbst und für den Anderen zu entwickeln.

Digitale Angebote wie Apps können hierbei nunmehr einen positiven Einfluss haben, indem sie sicherstellen, dass bisherige soziale Aktivitäten von Mitarbeitern nicht einfach durch unbeeinflussbare Einwirkungen von außen verloren gehen.

Es gibt darüber hinaus unzählige Möglichkeiten, um Mitarbeiter und Kollegen sozial einzubinden – sowohl auf digitalem als auch auf persönlichem Wege. Einige Beispiele hierfür sind:

• Teamrituale, wie z.B. ein Kaffee zu zweit oder in kleiner Runde, gemeinsame regelmäßige Frühstücks- oder Lunch-Treffen
• Regelmäßiger Austausch und Updates
• Teilen von Entspannungs- und Gesundheitstipps
• „Gründung“ eines Clubs bzw. Aufsetzen von Übungsgruppen außerhalb der Arbeitszeit (z.B. Buchclub, Sportclub, Sprachlern-Gruppen)
• Durchführung von Wettbewerben und Teamaktivitäten mit Hilfe von Wellbeing-Apps wie Well One

Viele Tipps zur Beziehungspflege lassen sich auch gut von zuhause aus umsetzen:

• Einsatz von spezieller Software zur Teamarbeit z.B. Whiteboards, Projektmanagement-Tools etc.
• Nutzung der Videofunktion während Calls und Meetings, um persönlicher miteinander zu kommunizieren
• Vorstellung von Personen (z.B. Familienmitglieder, Freunde, Haustiere) aus dem eigenen privaten Leben gegenüber Kollegen
• Fixes Einplanen von Zeit für nicht-arbeitsbezogenen Austausch miteinander
• Teilen von Tipps und Tricks, die das Arbeiten von zu Hause leichter / angenehm machen
• Regelmäßiger Austausch via Instant-Messaging

Positive soziale Beziehungen herzustellen und zu festigen, ist immer eine Herausforderung – auch in Arbeitsumgebungen. Doch digitale Werkzeuge verfügen über das Potenzial, diese Verbindungen leichter zu realisieren und aufrecht zu erhalten. Grundvoraussetzung hierfür ist jedoch die Sicherstellung, dass die gesamte Organisation dabei berücksichtigt und eingebunden wird und dass die Ansprache einer breiten Palette an Bedürfnissen das A und O ist, um digitale Tools adäquat zu integrieren und Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

All diese zur Verfügung stehenden Optionen bieten für Arbeitgeber ein enormes Potenzial, um die unternehmerische Effizienz zu steigern und die Gesamtausgaben zu senken. Möglich wird dies nicht nur durch kosteneffiziente, digitale Lösungen, sondern auch durch Mitarbeiter, denen die neu gewonnene Flexibilität ein Mehr an Produktivität ermöglicht. Die erfolgreiche Ansprache neuer Talente ist schlussendlich der dritte und letzte Punkt auf dem Weg zu einer wachsenden Resilienz – nicht nur von Mitarbeitern, sondern des gesamten Unternehmens.