Darum herum sind dann die nicht vermeidbaren Routineaufgaben zu platzieren. Erleichtern Sie die Bearbeitung von Routine-E-Mails durch standardisierte Antwort- und Weiterleitungsmails und klare Anweisungen zum Umfang von Antworten oder E-Mail-Weiterleitungen an Ihre Mitarbeiter.

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Dennoch: Kein Mensch kann auf Dauer nur Routinevorgänge wie eben das Lesen, Sortieren und Bearbeiten von Mails auf Dauer zuverlässig erledigen. Es gehören zu Variante B) auch ein entsprechendes Umfeld (Großbüros sind das nicht!), eine optimale innerbetriebliche Kommunikationskultur sowie Phasen der Entspannung. Abwechselnde Aufgaben, neue Eindrücke und auch Reize müssen einen Ausgleich zur E-Mail-Routine schaffen.

Nach meinen Erfahrungen zu Variante B) gehört, dass bei vielen Maklern und deren Sachbearbeitern genügt, wenn alle zwei bis drei Stunden im Arbeitsalltag die Mails gecheckt werden. Vorzugsweise sind Arbeitsstunden für die Mail-Sichtung zu nutzen, in denen nicht intensiv Telefon-Service geleistet wird.

Aus Sicht des Biorhythmus vieler Menschen empfehlen sich oft die Nachmittagsstunden mit dem zweiten Leistungshoch für diese Tätigkeiten. Aber wir Menschen sind mit den Cronotypen „Lerche“, „Normalo“ oder „Eule“ bekanntlich unterschiedlich. Als personalverantwortlicher Unternehmer sollten Sie möglichst darauf Rücksicht nehmen.

Es gibt sie: Alternativen zu E-Mails

In absehbarer Zeit werden E-Mails nicht aussterben. Prognosen gehen von einer weltweiten Zunahme von über zehn Prozent in den nächsten fünf Jahren aus. Dennoch gibt es erstzunehmende Gegentrends, die durchaus auch für Maklerunternehmen interessant sind.

Zu den hinreichend bekannten Alternativen gehören jetzt bereits in Maklerunternehmen die Kommunikationen mit Kunden und Kollegen über soziale Medien, Messanger und Chats. Leider werden diese Kommunikations-Formen durch die DSGVO eingeschränkt und teilweise auch unterbunden. Und mancher Kunden versteht es überhaupt nicht, warum er seinen Makler nicht mehr per WhatsApp & Co. anschreiben darf.

In größeren Unternehmen geht die Kommunikation immer mehr in Chats und Plattformen wie Firmen-Wikipedia. Über diese Plattformen kann transparent und schnell zu speziellen Themen und Projekten sachbezogen der Meinungs- und Informationsaustausch stattfinden. Vorteil: Über Suchbegriffe sind diese Informationen schnell und für alle Beteiligten nachvollzieh- und abrufbar.

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Softwareanbieter wie Slack bringen die Teamarbeit in Kommunikationskanäle (Channels) und ersetzen E-Mails. Der Channel wird der Kommunikationsort und ersetzt Meetings oder gar Geschäftsreisen zu anderen Firmenstandorten. Schnelligkeit, Transparenz, Kosten- und Zeitersparnis sprechen für diese Tools.