Wie Makler Verwaltungsaufgaben an ein Backoffice auslagern können

Unabhängig bleiben, weniger Verwaltungsaufgaben erledigen müssen und mehr Zeit für Vertriebsaufgaben haben, das sind Wünsche von Maklern, die in der Assekuranz tätig sind. „Die Zahl der Makler, die bei uns Empfehlungen für neutrale Dienstleistungen zur Entlastung ihres Innendienstes nachfragen, wird zunehmend größer“, sagt Jürgen Riemer, Vorstand der maklermanagement.ag, die Vertriebsservice-Gesellschaft der Basler Versicherungen. Die große Bedeutung dieses Themas für unabhängige Finanzdienstleister wird in der Maklertrendstudie 2012/2013 bestätigt, die die maklermanagement.ag im Juni 2012 bei Towers Watson beauftragt hatte. Demnach gehören für über 80 Prozent der befragten Makler die gestiegenen bürokratischen Anforderungen zu den größten Herausforderungen im Hinblick auf eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, hat die maklermanagement.ag mit der On Service GmbH eine Kooperation über ein sogenanntes Makler Backoffice geschlossen. On Service ist ein auf Kunden- und Vertriebsservice spezialisierter und zertifizierter Dienstleister in der Finanz- und Versicherungswirtschaft. Riemer: „Wir empfehlen unseren Geschäftspartnern ein einzigartiges, gebündeltes Dienstleistungsangebot, das weit über das hinausgeht, was einzelne Softwarelösungen leisten können.“ Denn das Makler Backoffice ist ein Gesamtpaket aus Software und professionellem Maklerservice.

Mehr als eine Software-Lösung

Das Makler Backoffice bietet Dienstleistungen unter anderem für Postbearbeitung, Antragsprüfung, Bestandsverwaltung, Terminierungsservice und Provisionsabrechnung. Ein Beispiel: Der Bereich Sachbearbeitung beinhaltet Antrags- und Vertragsprüfung, die Erledigung von Schriftverkehr und Telefonaten mit Versicherern und Vermittlern sowie ein Wiedervorlagemanagement mit Angeboten zur Vertriebsunterstützung. „Wir bieten unsere Dienstleistungen als Komplettlösung oder in einzelnen Modulen an, so dass ein Makler genau den Servicebaustein wählen kann, der zu seiner Unternehmenssituation passt“, sagt Conny Barth, Geschäftsführer von On Service. Im Makler Backoffice werden webbasierte Softwarelösungen der Firma Softfair und neueste Verwaltungssysteme eingesetzt. Darüber hinaus wird der Vertriebsservice durch ein Mitarbeiterteam von On Service erledigt, zu dem Versicherungskaufleute und –fachwirte zählen. Barth weiter: „Wir sind eine inhabergeführte Gesellschaft, die unabhängig von Versicherungsunternehmen ist und keine Vermittlertätigkeit ausübt.“ Die bestehenden Vertragsbeziehungen des Maklers werden durch das Makler Backoffice nicht berührt. Die Dienstleistungen gegenüber den Versicherungsnehmern werden im Auftrag und im Namen des Maklers durchgeführt.

Makler gibt seine Daten nicht aus der Hand

Die Datenverarbeitung durch das Makler Backoffice ist im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung nach dem Bundesdatenschutzgesetz abgesichert. Der Makler beauftragt On Service mit der Verarbeitung seiner Daten in Softfair-Systemen des Maklers. Der Makler gibt damit seine Daten nicht aus der Hand. In einer schriftlichen Vereinbarung werden Umfang der Datenverarbeitung, verwendete Programme, Datenschutz und Sicherheitskonzept zwischen Makler und On Service genau festgelegt.
On Service unterzieht sich im Bereich Datenschutz- und Sicherheitsstandards aufwendigen Zertifizierungsverfahren. Mit der Zertifizierung nach ISO 9001:2008 weist das Unternehmen zudem verbindliche Standards für Qualität und Leistungsfähigkeit nach.

Preismodell und Sonderkonditionen für maklermanagement.ag-Partner

Das Basispaket Kunden- und Vertragsverwaltung bis 3 Vermittler und bis 1.800 Verträge kostet 400 Euro p.M. Dieses Paket umfasst die Erfassung von Kunden- und Vertragsdaten sowie die Dokumentenarchivierung.
Ein weiteres Modul, die Sachbearbeitung, kostet monatlich ab 160 Euro, bis 3 Vermittler und bis 1.800 Verträge. Darin enthalten sind: Antragsprüfung, Weiterleitung / Policenkontrolle / Schriftverkehr und Telefonie mit Anbietern und Vermittlern / Wiedervorlagemanagement mit Vertriebsunterstützung.
Voraussetzung ist, dass der Makler mit den Software-Lösungen von Softfair arbeitet. Hierfür müssten Lizenzgebühren berücksichtigt werden.
Geschäftspartner der maklermanagement.ag erhalten Sonderkonditionen, wenn sie sich für das Makler Backoffice entscheiden.