In der täglichen Datenschutz-Beratung kommt bei kleinen und mittleren Versicherungsvermittlerunternehmen immer wieder das Thema WhatsApp auf.
Für viele Vermittler ist die Nutzung von WhatsApp ein so fester Bestanteil der Kundenkommunikation geworden, dass sie höchst allergisch reagieren, wenn sie darauf hingewiesen werden, dass die Nutzung von WhatsApp datenschutzrechtlich aktuell nicht möglich ist. Die Reichweite der oft hochemotionalen Reaktionen reicht dann vom Schimpfen auf das „verbesserungswürdige Gesetz DSGVO“, über den Hinweis, dass es ja alle anderen auch machen, bis dahin, dass man meint, dass Kunden, die das Thema Datenschutz ernst nehmen, „einen Sockenschuss“ hätten.
Die Vermittlerbranche bemüht sich immer wieder um Professionalität und vergleicht sich gerne mit Anwälten und Ärzten. Die Begriffe „Kanzlei“ oder sogar „Praxis“ zieren häufig die Unternehmensnamen.

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Andreas Sutter


...ist als Director protect bei disphere interactive Datenschutzbeauftragter für Mittelständler, Finanzdienstleister und Versicherer.

disphere interactive GmbH ist ein Team von interdisziplinären Experten, Beratern und Entwicklern, das Sie umfassend bei der digitalen Transformation des Vertriebs unterstützt.

Daher ist vorab die Frage gestattet: ist die 24/7-Kommunikation mit dem Kunden via Messenger überhaupt professionell, und entspricht es dem Anspruch, der sich aus dem verantwortungsvollen Umgang mit den Finanzen des Kunden ergibt? Und bedeutet Dienstleistung wirklich rund um die Uhr erreichbar zu sein?

Wenn man dem aber nun unbedingt zustimmen möchte, dann müssen auch die Konsequenzen klar sein. So fallen beispielsweise auch die Chat-Verläufe unter die handels- und steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach GOBD und müssen revisionssicher archiviert werden. Das findet in der Praxis nur sehr selten statt. Der einfache PDF-Ausdruck des Chatverlaufs dürfte im Übrigen nicht den Anforderungen genügen, die das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung stellen wird.

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Aber – und nun kommen wir zum Kernthema – es sind bei der geschäftlichen Nutzung von Messenger-Diensten auch zwingend die Pflichten der DSGVO einzuhalten.
Manch ein Vermittler mag sich die Haare raufen und die DSGVO verfluchen. Große und erfolgreiche Vermittlerunternehmen hingegen nehmen die Datenschutz-Compliance als Chance wahr. Sei es bei der Gewinnung wichtiger Geschäftskunden oder in der Frage der Unternehmensnachfolge.

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