Seit 31 Jahren führt Maklerin N. aus Norddeutschland erfolgreich ihr Unternehmen. Die Kundenanzahl und die Verträge nahmen dank ihrer empathischen Art, einer guten regionalen Bindung und wegen des zuverlässigen Services laufend zu. Seit Jahren muss sie Bilanzieren und hat dementsprechende Aufwendungen für die Buchführung und die Steuern.

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Der @AssekuranzDoc

Der @AssekuranzDoc

Dr. Peter Schmidt ist Experte Personenversicherungen und Unternehmensberater im Bereich Versicherungen, Vertriebe und Makler mit langjähriger Erfahrung als Führungskraft und Vorstand bei deutschen Versicherern und twittert als @AssekuranzDoc.

Kleinunternehmer und Gewerbetreibende können nach §4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz das Modell der vereinfachten Einnahmen-Überschuss-Rechnung nutzen. Die Einkommensgrenzen dafür sind mit Umsatz unter 600.000 EUR und Gewinn unter 60.000 EUR gezogen, wie in diversen Ratgebern unter anderem der IHK nachzulesen ist.

Bei Maklerin N. wurde zumindest diese Gewinngrenze schon vor Jahren überschritten. Sie unterliegt der Buchführungspflicht. Damit wäre zumindest steuerlich ein wichtiger Teil einer Umfirmierung zur Kapitalgesellschaft und ein Großteil der Kosten für die doppelte Buchführung bereits geschäftlicher Alltag. Aber für den Prozess der Umfirmierung war nie genug Zeit.

Umfirmierung als Möglichkeit einer mittelfristigen Nachfolgeplanung

Maklerin N. wurde sich der aktuellen Situation aber nun doch stärker bewusst, da der Zeitpunkt der Nachfolge immer mehr heranrückt. Ein interner Nachfolger ist gefunden und die Übergabe soll geplant und in den Folgejahren umgesetzt werden. Besonders bewegt die Maklerin, wenn nun bei einer ihrer geliebten Auslandsreisen etwas ernsthaftes passiert und (noch) ist nicht geregelt, damit ihr Gewerbeunternehmen in gute Hände kommt.

Neben steuerlich Gründen oder dem Thema der Reputation gegenüber von gewerblichen Geschäftspartnern ist das Thema Tod, Nachfolge oder längere Erkrankung von Maklern ein wesentliches – wenn nicht sogar das entscheidende - Motiv zur Umwandlung der Unternehmensform geworden. Und damit ist Maklerin N. nicht allein.

Nur jedes dritte Maklerunternehmen in Deutschland agiert als GmbH oder GmbH & Co. KG. Die Einzelunternehmen, Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) und die Offenen Handelsgesellschaften (OHG) dominieren in den Rechtsformen. Und den betreffenden Unternehmern besonders der Geburtsjahrgänge in den 1950er und 1960er Jahren ist zu wenig bewusst, dass Einzelunternehmer und Inhaber von Personengesellschaften besonderen Risiken bei der Nachfolge unterliegen.

Sowohl als Einzelunternehmer oder als Gesellschafter einer GbR oder OHG und nur teilweise vorhandenen aktuellen (!) Maklerverträgen wird ein Verkauf oder eine andere Nachfolgeform schwierig. Gerade deshalb sind Überlegungen zur Umwandlung in eine GmbH oder eine GmbH & Co. KG richtig und wichtig.

Schritt für Schritt die Umfirmierung vorbereiten

Auch für Maklerin N. war neben dem oft vorgeschobenen Grund „keine Zeit für die Umfirmierung zu haben“ viel Unkenntnis zum Umwandlungsprozess im Spiel. So kam es für mich als spezialisierter Unternehmensberater für Makler zunächst darauf an, die notwendigen Vorüberlegungen anzustoßen und Schritt für Schritt zu erläutern.

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Vor Gründung der GmbH oder einer GmbH & Co. KG durch Makler gilt es sich umfassend zu informieren. Was ist für die Gründung einer GmbH notwendig? Wo muss eine GmbH- Gründung angemeldet werden? Welche Kosten sind mit der Gründung -und auch später- verbunden? Welche gesetzlichen und steuerlichen Grundlagen sind zu beachten?

Zwei Wege der Umfirmierung

Zwei Wege der Umfirmierung vom Einzelunternehmer zur GmbH bieten sich an: Die Sachgründung einer GmbH und für den eingetragenen Kaufmann die Ausgliederung nach den §§ 152 ff. UmwG. Das UmwG ist das Umwandlungsgesetz und regelt Formenwechsel ebenso wie Verschmelzungen oder Aufspaltungen. Ebenso für die Umwandlung relevant ist das UmwStG, das Umwandlungssteuergesetz. Bevor sich der interessierte Makler aber in beide Gesetze zu sehr vertieft, ein Rat: Für die Umfirmierung brauchten wir auch im Fall der Maklerin N. unbedingt den sachkundigen Steuerberater.

Was gehört zu den weiteren vorbereitenden Maßnahmen:

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  • Abklärung des Namens der Makler-GmbH mit der zuständigen IHK
  • Sicherung des notwendigen Stammkapitals (Mindestkapital von 25.000 €)
  • Die Hälfte des Mindestkapitals muss zum Zeitpunkt der Gründung eingezahlt sein oder über eine Sachgründung eingebracht werden
  • Gründung als Ein-Personen-GmbH oder mit mehreren Gesellschaftern prüfen
  • Prüfung der bisherigen Kapitalkonten auf Liquidität
  • Anfangsbilanz durch den Steuerberater

Der Notartermin zur GmbH-Gründung ist ein prägendes Ereignis

Die Gründung einer GmbH oder die Umwandlung vom Einzelunternehmer zur Kapitalgesellschaft verpflichtet auch zur Eintragung ins Handelsregister. Ist der Makler bereits eingetragener Kaufmann oder Kauffrau oder beispielsweise Gesellschafter einer OHG und damit bereits im Handelsregister eingetragen, dann muss die Umfirmierung auch im Handelsregister bekannt gemacht werden. Und auch dazu ist der Notartermin notwendig.

Wichtigster Tagesordnungspunkt beim Notar wird so die Gründungsurkunde für die GmbH oder GmbH & Co. KG und die Beglaubigung des Gesellschaftsvertrages. Auch die Bestellung des oder der Geschäftsführer wird nun erfolgen. Damit kann der Notar dann auch die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister vornehmen. Ohne einen Notartermin ist die Gründung nicht möglich!

Bei Notartermin müssen alle Geschäftsführer anwesend sein. Nicht immer sind Gesellschafter und Geschäftsführer identisch. Deshalb der Hinweis, dass Gesellschafter nicht unbedingt selbst beim Notartermin vor Ort sein müssen. Sie können sich durch den oder die Geschäftsführer vertreten lassen. Der Geschäftsführer braucht dann eine notariell beglaubigte Vollmacht des entsprechenden Gesellschafters.

Je nach Umfang der zu verlesenden Dokumente wird der Beurkundungs- und Gründungstermin der GmbH beim Notar 30 bis 90 Minuten dauern. Die wesentlichen zu bedenkenden Details haben wir in einer Checkliste zur Gründung einer Makler-GmbH hier zusammengefasst.

Sorgfältige Vorbereitung der GmbH-Satzung

Die GmbH- Satzung -oder auch GmbH-Gesellschaftsvertrag genannt- dient der Regelung wesentlicher Rechte und Pflichten zwischen den einzelnen Gesellschaftern. Wesentliche Inhalte werden gesetzlich im GmbH-Gesetz geregelt. Die Gesellschafter haben aber auch die Möglichkeit und Freiraum für weitere Regelungen. Die Maklerin N. kann beispielsweise ihre Vorstellungen zu einer frühestmöglichen Übernahme von Gesellschaftsanteilen oder zu strategischen Entscheidungsspielräumen für oder durch Minderheitsgesellschafter individuell regeln.

Wie mit einem Ehevertrag sollte mit einer GmbH-Satzung Vorsorge für Krisensituationen und den sprichwörtlichen Worst Case getroffen werden. In unseren Gründungsberatungen verweisen wir sehr deutlich auf Folgen von unterlassenen Regelungen zu Zuständigkeiten, Regelungen zu möglichen Auflösungen oder Abfindungen und den damit verbundenen Wertermittlungen oder finanziell schwierigen Zeiten. Besonders die Gefahren aus unsauberer Trennung von privaten und Firmenvermögen hebe ich immer wieder hervor.

Natürlich kann man eine GmbH-Satzung auch in voller empirischer Breite durch einen Rechtsanwalt erstellen lassen. Rechtsanwaltlicher Rat ist immer zu empfehlen. Aber auch das gedankliche Durchspielen von Worst-Case-Situationen und das individuelle Fixieren gewünschter Regelungen in der Satzung ist möglich, wenn diese dann durch den Notar in haftungssichere Formulierungen gegossen werden.

Genau aus diesen Gründen, dass sich mehrere Gesellschafter in fünf oder 10 Jahren einmal nicht mehr verstehen können, oder ein Einzelgesellschafter regeln will, ob und wie seine Erben dann die Firma weiterführen sollen oder nicht, ist ein individuell ausgearbeiteter Gesellschaftsvertrag ein ganz wichtiges Element für die GmbH-Gründung und die sichere Zukunft als Gesellschafter. Dazu bringen wir gerne auch unser Know-how ein.

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Fazit: Der Start ins neue Jahr und die etwas ruhigere Zeit das Jahresbeginns 2023 kann ein guter Anlass sein, sich als Einzelunternehmer mit dem Thema Umfirmierung zu befassen. Mit etwas Zeit und klaren Gedanken ist das Projekt im ersten Quartal gut zu bewältigen. Bis dahin wünsche ich Ihnen eine gute Advents- und Weihnachtszeit als Ihr AssekuranzDoc.

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