Szenario-Meetings erfolgreich gestalten

„Geben Sie jedem Mitarbeiter in einem Szenario-Meeting die Möglichkeit, etwas Positives aus dem letzten Jahr (Zeitabschnitt) zu berichten. Die Mitarbeiter erfahren so Wertschätzung und können Stolz entwickeln, der durch das gesamte Meeting trägt.“

Weitere Öffnungsmöglichkeiten kann ein externer Coach in das Meeting einbringen, die gemeinsam richtig Spaß ins Meeting bringen. Ich setze da gerne von den Teilnehmern skizzierte Situationsbilder oder beschriftete Karten für eine Metaplanwand ein, in denen Mitarbeiter aufzeigen, was Sie im vergangenen Zeitraum (von wem) gelernt haben. Und schon hat man die gewünschte konstruktive Atmosphäre.

Auch als Einzel- oder Kleinunternehmer können Sie so vorgehen. Erstellen Sie eine Liste oder nutzen Sie das in jedem Büro stehende Flipchart mit zwei Seiten:

• Was ist mir im vergangenen Jahr gut gelungen, worauf bin ich stolz?
• Was ist mir noch nicht gut gelungen? Wo habe ich Defizite bemerkt? In welchen Bereichen war ich unsicher und musste Kollegen oder Versicherer fragen? Wo gab es Kundenbeschwerden?

Aus diesen Vergleichen entsteht ein Zielfokus für den Fortbildungsbedarf des neuen Jahres:

• Was ist an Kenntnissen und Fähigkeiten heute und „morgen“ notwendig?
• Was wissen und können wir schon gut und wo müssen wir uns weiter in fortentwickeln?
• Welche Fortbildungen und in welchen Formaten müssen Priorität haben?

Besondere Herausforderungen für Makler in der Personalführung

Für Maklerinnen und Makler, die als Einzelunternehmer oder Firmeninhaber mit nur wenigen (Teilzeit-)Mitarbeitern tätig sind, ergeben sich die Anforderungen für Fortbildung vor allem aus fachspezifischen und unternehmerischen Themen. Es stehen demnach Herausforderungen für die Vertiefung der erkannten speziellen fachlichen Defizite oder weiterentwickelten Kenntnisse zum einen. Zum anderen ist an den Fähigkeiten der Unternehmensführung, der Ertrags- und Wertsteigerung und eines möglichst effektiven Workflows zu arbeiten.

Kommt zu den genannten Ebenen des Unternehmertums noch die umfangreichere Herausforderung der Personalführung hinzu, ist auch an diesem Bereich ständig zu arbeiten oder ein umfassendes Coaching zu empfehlen. Die Veränderungen bei der Personalführung durch hybrides oder ständiges Arbeiten im Homeoffice sind neue Herausforderungen, die kaum in der Weiterbildung per Webinar eine Rolle spielen. Hier sind im besten Sinne des Wortes qualifizierte Coaches gefragt.

Fortbildungsziele für die hybride Personalführung können beispielsweise diese sein:

• Methoden und Erfolgsfaktoren hybrider Personalführung
• Organisation des Mitarbeitereinsatzes bei hybridem Personaleinsatz
• Effektiver mobiler Workflow bei hybridem Geschäftsmodell und Onlineverkauf
• Gemeinsamkeiten und Unterschiede bei normaler und hybrider Personalführung
• Motivation und Bewahrung von sozialen Kontakten im Team
• Konfliktbewältigung bei hybrider Personalführung

Dem Makler als Personalführungskraft fehlen nicht selten das Handwerkszeug der Personalführung und das Feedback eines externen Partners, der kontinuierlich die Entwicklung fördert und einfordert, Impulse gibt und Know-how einbringt, damit die nächsten Ziele und Planzahlen im Maklerunternehmen erreicht werden. Wenn sich jetzt beim Leser das Bild eines Sparringspartners entwickelt, gehen die Gedanken in die richtige Richtung.

Schauen wir uns dazu drei Praxisbeispiele an:

1. Ende 2021 waren es für mich ein eindrucksvoller Moment, als ein dienstjunger Makler, der zum ersten Mal Personal einstellen wollte, selbst zur Erkenntnis kam: Das kann ich noch nicht, ich suche mir Hilfe. So wurde Auswahlgespräche auf 4-Augen-Prinzip verlagert, der Jungmakler holte sich bei mir ein Feedback zum Kandidaten ein und bekam dann Hilfe bei der Erarbeitung eines leistungsorientierten Arbeitsvertrages.
2. Mitte 2020 wandte ich ein Makler an mich, der zum ersten Mal in der vom Vater übernommenen Firma einen Mitarbeiter kündigen musste. Ihm konnten wir mit einer unserer Checklisten zum Thema Vorbereitung und Durchführung von Konfliktgesprächen und Kündigungen helfen.
3. 2019 führten wir mit den Inhabern und Mitarbeitern einer schnell gewachsenen Makerfirma ein Strategiemeeting mit allen Mitarbeitern mit dem Ziel durch, einen wirksameren Einsatz der Personalressourcen, eine effektivere Arbeitsorganisation und – teilung zu entwickeln. Mit Engagement brachten sich die Mitarbeiter ein und es wurde ein Fundus an Verbesserungsvorschlägen entwickelt, die das Team weiter zusammenführten, von denen man jetzt noch zehrt.

In allen drei Beispielen haben die Maklerunternehmer erkannt, dass es sich lohnt den Blick durch die eigene betriebliche Brille zu verlassen und einen neuen Blick zu entwickeln oder mit Unterstützung die Unternehmerpersönlichkeit und ihr Unternehmen von anderen Seiten zu sehen.

Von einem spezialisierten Coach darf erwartet werden, dass Marktkenntnis eingebracht und strategisch kreative Lösungsansätze – mit der gebotenen externen Distanz zum operativen Tagesgeschäft – entwickelt werden. Erst durch den Blick von außen wird es möglich, eine realistische Analyse zum Status Quo des Erreichten in allen wesentlichen Bereichen zu bekommen, um daraus die notwendigen Handlungsfelder für die Fortbildung abzuleiten.

Ob aus eigener Kraft oder mit Unterstützung von außen ist an einer ständigen Veränderungskultur im Maklerunternehmen zu arbeiten, in die eine zielgerichtete Fortbildung einzubinden ist. Deshalb habe ich diesem Thema auch ein größeres Kapitel in „Neuer Kurs für Maklerunternehmern“ gewidmet, was jedem Makler mit Personalverantwortung zu empfehlen ist.

Fazit

Weiterbildung und die Teilnahme an Webinaren sind grundsätzlich schon gut. Selbst das entfernteste Thema kann – wenn bewusst aufgenommen – zu neuen Erkenntnissen und Ideen führen. Wirksamer sind aber Fortbildungen und Qualifizierungen, die zielgerichtet (!) auf den Bedarf oder die Bedarfe ausgerichtet sind. Es lohnt sich die eigene Betriebsblindheit oder den gewohnten Blick durch die eigene Brille zu verlassen.

Seien Sie mutig, setzen Sie diese Brille einmal ab und sehen und denken Sie Dinge, Abläufe und Beratungsansätze neu. Nur wer sich selbst verändert und entwickelt, hat die Kraft Neues zu entwickeln und den Prozess der Veränderungen zu bestehen.

Auf einer Maklerhomepage fand ich einen solchen Anspruch sehr schön formuliert und möchte dieses an den Schluss dieser Kolumne setzen:

„Auf dem neuesten Wissensstand zu sein ist das persönliche Ziel unserer erfahrenen und engagierten Mitarbeiter. Dies dient in erster Linie Ihnen, unseren Kunden, die dadurch eine qualitativ hochwertige Betreuung erhalten“ heißt es auf der Webseite der Walter Frey Assekuranz-Makler GmbH. Und weiter:

„Unsere Spezialisten verfügen alle über eine fundierte Ausbildung in Bereichen der Versicherungs- und Betriebswirtschaft. Darüber hinaus ist eine zielgerichtete Weiterbildung für uns selbstverständlich. Schließlich steigen die Anforderungen stetig.“