Urlaubsplanung mit juristischem Risiko: Was Arbeitgeber jetzt beachten müssen
Sommerzeit ist Urlaubszeit – doch was für viele Arbeitnehmer nach Erholung klingt, birgt für Unternehmen finanzielle und juristische Risiken. Darauf machen die Fachanwälte Joachim Zobel und Aribert Panzer von der Kanzlei Schultze & Braun aufmerksam: „Urlaub ist längst kein reines Wohlfühlthema mehr – sondern ein Compliance-Thema mit Bilanzwirkung.“
Denn für jeden nicht genommenen Urlaubstag müssen Arbeitgeber Rückstellungen bilden. Wird der Urlaub später ausbezahlt – etwa bei Kündigung – drohen erhebliche Nachzahlungen. Gleichzeitig wirkt sich die Auflösung der Rückstellungen negativ auf die Steuerlast aus. „Wenn sie aufgelöst werden – etwa, weil der gesamte Urlaub genommen wurde – erhöhen sie den zu versteuernden Gewinn“, warnen Zobel und Panzer.
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Besonders brisant: Nach Grundsatzurteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verfällt Urlaub nicht mehr automatisch. Seit Ende 2022 müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter explizit, regelmäßig und nachweislich auf den drohenden Verfall hinweisen – sonst bleiben die Ansprüche bestehen. Zobel und Panzer empfehlen eine quartalsweise Erinnerung und dokumentierte Hinweise, auch an langzeitkranke Mitarbeiter. „Nur dann verfällt der Jahresurlaub der Arbeitnehmer zum Ende des Jahres oder verjährt nach drei Jahren.“
Hinzu kommt die Unsicherheit beim Begriff „formal und rechtzeitig“. Frühzeitige Hinweise können ihre Wirkkraft verlieren, zu späte Erinnerungen lassen zu wenig Spielraum zur Urlaubsnahme. Arbeitgeber müssen deshalb genau abwägen, wann und wie sie die Pflicht zur Mitwirkung erfüllen.
Auch operative Themen wie Urlaubswünsche und betriebliche Erfordernisse sollten abgestimmt werden. „Wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich austauschen, profitieren beide Seiten – und das Thema Urlaubsplanung wird lösbar“, so die Experten.
Besondere Beachtung verdient zudem der Umgang mit Urlaubsgeld in finanziellen Ausnahmesituationen: Bei Privatinsolvenz oder Lohnpfändung ist das Urlaubsgeld in üblicher Höhe geschützt, das Urlaubsentgelt jedoch nur bis zur Pfändungsfreigrenze von 1.555 Euro (seit 1.7.2025).
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Das BAG stellt mit weiteren Entscheidungen klar: Abgeltungsansprüche für nicht genommenen Urlaub verjähren nach drei Jahren – allerdings erst, wenn das Arbeitsverhältnis beendet wurde. Vorher müssen Arbeitgeber aktiv werden. „Beim Thema Urlaub ist größte Sorgfalt gefragt – juristisch und organisatorisch“, fassen Zobel und Panzer zusammen.
