Oft neigt man dazu, E-Mails im Affekt zu verfassen und sofort abzuschicken. Dies kann folgenschwere Konsequenzen haben. Grundsätzlich sollten Sie E-Mails immer ein zweites Mal durchlesen. Hastig formulierte Anweisungen können schroffer wirken, als eigentlich beabsichtigt. Halten Sie sich immer vor Augen, dass auf der anderen Seite auch ein Mensch sitzt, der Ihre Nachricht liest. Formulieren Sie daher Ihre E-Mail so, als würden Sie persönlich mit ihm sprechen.

Diese Probleme entstehen, da der persönliche Kontakt bei der elektronischen Kommunikation wegfällt. Bei der Face-to-face Kommunikation können wir durch non-verbale Informationsübermittlung, wie mit einem Lächeln oder der Stimmlage, zum Beispiel Ironie für unser Gegenüber leichter verständlich machen. Dies fällt bei dem E-Mail-Kontakt weg. Achten Sie daher darauf, dass es zu keinen Missverständnissen kommen kann. Bei privaten Mails mag man Ironie noch mit einem Smiley kennzeichnen können – dies ist jedoch in der Geschäftswelt auch nicht unbedingt angebracht.

So verführerisch wie die Verwendung eines Smileys, ist für viele auch die ständige Verfügbarkeit von E-Mails. Das permanente Eintreffen neuer E-Mails ist neben dem Telefon der größte Störfaktor bei der Arbeit. Checken Sie daher nicht sofort Ihren Posteingang, sobald eine neue Nachricht eingeht. Legen Sie lieber Zeiten fest, zu denen alle E-Mails gelesen und nach Möglichkeit sofort bearbeitet werden. Dies spart Ihnen merkbar Zeit und Sie werden sich auch weniger gestresst fühlen.

Eine weitere Effizienzregel ist die sparsame Verwendung der „cc“-Funktion. Dieses Phänomen wird wohl vielen bekannt vorkommen: Man erhält eine E-Mail in cc, obwohl man mit dem Thema gar nicht vertraut ist. Gerade Vorgesetze werden von ihren Mitarbeitern gerne bei allen Anliegen in „cc“ gesetzt. Das führt bei dem Empfänger nur zu einer Informationsüberflutung und wirklich wichtige E-Mails werden vielleicht dann gar nicht mehr richtig zur Kenntnis genommen. Gehen Sie daher sparsam mit dem cc-Button um!

Arbeiten Sie dafür lieber mit aussagekräftigen Betreffzeilen! Ein Betreff wie „Wichtig“ oder „Hallo“ ist zum einen wenig ansprechend und zum anderen kann der Empfänger derartige Mails zu einem späteren Zeitpunkt nur schlecht wieder finden. Geben Sie Ihrer E-Mail daher einen möglichst treffenden Betreff und handeln Sie auch nur ein Thema pro E-Mail ab.
Bei E-Mails, die zur gemeinsamen Bearbeitung eines Dokumentes versendet werden, ist es meist sinnvoller einen Cloud Dienst zu verwenden. Oft werden Dokumente so oft hin und her geschickt und verändert, dass am Ende keiner mehr weiß, welche nun die aktuelle Version ist. Besser wäre hier in einer gemeinsamen Cloud das Dokument im Netz zu bearbeiten.

Ein weiterer Trend der effizienteren E-Mail-Kommunikation ist die „5-Sätze-Regel“. Guy Kawasaki, Unternehmer, Autor und Investor, sagte: „Long emails are either unread or, if they are read, they are unanswered.“ Um zu vermeiden, dass sich der Empfänger von der Länge Ihrer Email erschlagen fühlt, gibt es die sogenannte „5-Sätze-Regel“. Diese gibt vor, dass eine Mail maximal 5 Sätze lang sein sollte. Das spart sowohl beim Empfänger als auch bei dem Verfasser eine Menge Zeit. Damit der Empfänger von der knappen Schreibweise nicht irritiert ist, empfiehlt es sich, den Link http://five.sentenc.es/ in Ihre Signatur einzubauen. Hier wird der Sinn hinter der 5-Sätze-Regel erklärt, natürlich auch kurz und effektiv.
Empfinden Sie 5 Sätze definitiv zu kurz für den Sachverhalt, den Sie klären möchten, ist es meist effektiver, zunächst zum Telefonhörer zu greifen und erst danach alles weitere per Mail zu korrespondieren, sobald die grundlegen Informationen ausgetauscht wurden.

Um sich selbst oder Ihre Mitarbeiter für das Thema effektivere E-Mail-Kommunikation zu sensibilisieren, können Sie folgende Checkliste an Ihrem Arbeitsplatz anbringen:

  • E-Mails vor dem Versand noch einmal durchlesen
  • Ironie & Smileys vermeiden
  • Feste Zeiten für die Bearbeitung von Mails
  • Sparsame Verwendung der „cc“-Funktion
  • Aussagekräftige Betreffzeilen
  • Cloud Dienste für gemeinsam zu bearbeitende Dokumente
  • 5-Sätze-Regel beachten! Andernfalls: Telefon

*Studie des Technologie-Marktforschungsunternehmen The Radicati Group, Oktober 2012

Über den Autor:
Tamara Kraus arbeitet im Marketing bei der ebuero AG. Mit deren Büro- und Telefonservice wird der Arbeitsalltag vieler Unternehmen effizienter gestaltet. Professionelle Sekretärinnen übernehmen das Telefon im Namen des Auftragsgebers und leiten wichtige Informationen aus dem Gespräch umgehend per Mail weiter. Auf diese Weise kann sich der Auftraggeber ungestört den wirklich wichtigen Arbeiten widmen und zu einem passenderen Zeitpunkt die Anliegen bearbeiten.

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