Trotzdem verbringen wir einen großen Teil unseres Tages mit E-Mails, Dokumenten, Rückfragen, Abstimmungen und der Koordination von Vorgängen. Die Arbeit ist digitaler geworden, aber nicht automatisch einfacher. Genau deshalb halte ich das Thema KI für so relevant.

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Wir beschäftigen uns bei unserem Maklerbetrieb seit einiger Zeit intensiv mit dem Thema KI und beobachten sehr genau, welche Auswirkungen die Entwicklung auf unsere tägliche Arbeit haben wird. Dabei ist mir immer deutlicher geworden: Der eigentliche Hebel liegt selten in der einzelnen Anwendung. Viel entscheidender ist, wie Informationen, Prozesse und Arbeit in einem Maklerbetrieb organisiert sind.

Aus meiner Sicht liegt die größte Herausforderung vieler Maklerbetriebe heute nicht im Fachwissen, sondern in der täglichen Koordination von Informationen. Kundeninformationen liegen im Maklerverwaltungsprogramm, E-Mails im Postfach, Dokumente in verschiedenen Ordnern, Aufgaben in Outlook oder im Kopf einzelner Mitarbeiter. Hinzu kommen Telefonate, WhatsApp-Nachrichten, Versichererportale und viele weitere Informationsquellen. Mit jedem neuen Kunden, jedem zusätzlichen Vertrag und jedem weiteren Kommunikationskanal wächst diese Komplexität. Der Alltag eines Maklerbetriebs besteht selten aus einzelnen Aufgaben. Die meiste Arbeit entsteht dort, wo Informationen, Menschen und Prozesse zusammenkommen. Eine Kundenanfrage führt zu Rückfragen. Aus einem Dokument entsteht eine Aufgabe. Aus einer Entscheidung ergeben sich weitere Schritte.

Genau diese Zusammenhänge machen den Unterschied zwischen Information und tatsächlicher Arbeit aus. Für Mitarbeiter ist das meist selbstverständlich. Für Software dagegen oft nicht. Genau hier beginnt die eigentliche Herausforderung.

Damit KI sinnvoll unterstützen kann, muss sie verstehen, was im Betrieb passiert. Genau daran scheitern viele Anwendungen heute noch. Wenn Wissen und Kommunikation über zahlreiche Systeme verteilt sind, entsteht kein durchgängiger Überblick. Die Folge: Viele KI-Anwendungen bleiben auf einzelne Arbeitsschritte beschränkt und ihr Nutzen bleibt deutlich hinter den Erwartungen zurück.

Je strukturierter Informationen vorliegen, desto einfacher lassen sich Vorgänge automatisieren. Aus einer E-Mail wird automatisch ein Vorgang. Aus einem Dokument entstehen Aufgaben. Aus einem Telefonat werden konkrete nächste Schritte. Aus vielen einzelnen Informationen entsteht ein zusammenhängender Arbeitsprozess.

Entscheidend wird deshalb sein, wie gut es uns gelingt, Informationen und Prozesse so zu organisieren, dass KI überhaupt sinnvoll arbeiten kann. Die Gewinner der nächsten Jahre werden nicht die Makler sein, die die meiste KI einsetzen. Sondern es werden diejenigen sein, die ihre Daten, Prozesse und Kommunikation so organisieren, dass KI sinnvoll arbeiten kann.

Die Grundlage für diese Entwicklung wird nicht durch einzelne Tools geschaffen, sondern durch saubere Daten, klare Prozesse und eine intelligente Vernetzung von Informationen.

Denn die Einführung von KI ist am Ende kein Technologieprojekt. Sie ist eine unternehmerische Entscheidung darüber, wie ein Maklerbetrieb in Zukunft arbeiten möchte.

Über den Autor: Daniel Dierkes ist Gründer und Geschäftsführer vom digitalen Gewerbemakler Gewerbemakler SureIn und Modus, dem KI-native Arbeitsplatz für Versicherungsmakler.