Versicherungsbote: Der Berufsalltag von Versicherungsvermittlern ist geprägt von administrativen Tätigkeiten. Und dort entscheiden gut strukturierte Arbeitsprozesse über Erfolg oder Misserfolg. Während der Corona-Krise bestand möglicherweise für viele Vermittler Gelegenheit, ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Wie ist Ihr Eindruck? Haben Vermittler die Krise dafür genutzt?

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Kamuran Bildircin: Zwangsläufig mussten viele Vermittler ihre Prozesse umstrukturieren, da sie nicht mehr wie gewohnt die Beratungen persönlich mit dem Kunden durchführen konnten. Es war aber bereits vor der Pandemie ein Trend zu beobachten, dass viele Vermittler sich im Büroalltag neu strukturierten und nach Lösungen suchten. Durch die Pandemie wurden den Vermittlern eine Vielzahl an Lösungen geboten, die sie erfolgreich im Büroalltag eingesetzt haben. Online-Beratungstool und digitale Unterschriften haben hierbei eine zentrale Rolle gespielt, um gut durch die Krise zu kommen.

Jeder Vermittler ist anders. Können Sie dennoch aufgrund Ihrer Erfahrungen sagen, welche Fehler besonders häufig bei Büroorganisation und Prozessoptimierung gemacht werden?

Ich beobachte immer wieder ein Herdenverhalten. Die Vermittler wollen zu viel auf einmal und sehr oft Dinge, die vielleicht gar nicht zu ihrem Grundkonzept passen. Denn nicht alles, was gerade im Trend ist, passt zu jedem Vermittler. Fehler führen dazu, dass Vermittler sich verzetteln und von den wesentlichen Problemen abschweifen. Denn es bringt nichts, sich ein Kartenhaus zu bauen, das langfristig keinen Halt haben wird.
Wie Sie schon sagten: Jeder Vermittler ist anders. Und deswegen sollte man auch ganz gut selektieren, was wirklich zu einem passt. Dazu ist erforderlich, seine eigenen Prozesse und Abläufe zu kennen und diese dann schrittweise innerhalb eines Gesamtkonzeptes zu digitalisieren. Die Vermittler benötigen dazu ein Zielbild!

Wie kann VersOffice Vermittlern dabei helfen?

Der Markt ist voller Coaches und Berater, die gerne darauf hinweisen, was alles nicht funktioniert und wie erfolglos man doch ist. Wir möchten den Vermittlern erst einmal aufzeigen, was sie bisher erfolgreich in ihrer Laufbahn umgesetzt haben und dass ihre Vorgehensweise unter Umständen auch bereits die Richtige ist. Dazu bedarf es einer Analyse der aktuellen Arbeitsweise. Sehr oft ist der Grundbaustein richtig. Dann können wir gemeinsam mit unseren Kunden weitere Optimierungen vornehmen, um auch in der Zukunft weitere Erfolge zu verzeichnen. Hat der Vermittler das richtige MVP? Und nutzt er alle Funktionen, um die Aufgaben möglichst effizient zu bearbeiten? Nutzt er die richtige Hard-/ Software für sich und seine Mitarbeiter im Büro? Hat er einen professionellen und ansprechenden Web-Auftritt? Das sind die Fragen, bei denen wir mit unserer Erfahrung und unseren Marktkenntnissen helfen, eine passende Lösung zu finden.

Und welcher dieser Services wird von den Vermittlern besonders häufig genutzt?

Stellen wir am Ende unserer Bedarfsanalyse fest, dass der Vermittler Unterstützung im Backoffice benötigt, können verschiedene Services von VersOffice hinzugebucht werden. Am meisten wird der Telefonservice beansprucht. Möchte der Vermittler seinen Kunden doch eine gute Erreichbarkeit gewährleisten und sich seiner Kernkompetenz, der Beratung, widmen. Die Telefonate werden fallabschließend bearbeitet und der Vermittler erhält eine Telefonnotiz mit allen wichtigen Angaben.
Die Kunden des Vermittlers nehmen nicht wahr, dass sie gerade mit einem Servicedienstleister verbunden sind. Denn wir melden uns mit einer Begrüßung, die wir mit unserem Kunden abgestimmten haben.

Lässt sich sagen, welcher der entscheidende Vorteil ist, wenn Vermittler einen Teil ihrer administrativen Aufgaben an Dienstleister wie Sie abgeben?

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Definitiv sind Flexibilität und Know-how die großen Vorteile, die sich der Vermittler bei einem Dienstleister einkauft. Er trägt nicht mehr das Risiko von Krankheit oder Urlaub der Mitarbeiter, da die Dienstleister einen dauerhaften Service gewährleisten und immer entsprechend Mitarbeiter bereitstellen. Wir schaffen mehr Vertriebskapazitäten beim Vermittler.

Vermittler müssen uns nicht in ihre VSH aufnehmen

Versicherungsmakler legen oft großen Wert auf Unabhängigkeit. Gibt es da keine Bedenken in der Maklerschaft?

Wir übernehmen primär administrative Aufgaben und dokumentieren jeden Schritt in einem Prozesshandbuch. Der Vermittler wäre jederzeit in der Lage, die Aufgaben durch einen eignen Mitarbeiter oder auch selbst zu erledigen. Wir ersetzen und/ oder ergänzen lediglich Mitarbeiter, welche der Vermittler selbst einstellen müsste.
Der Vorteil liegt auch darin, dass VersOffice über mittlerweile sechs Jahre Erfahrung verfügt und diese Arbeiten effizient und mit hoher Qualität ausführt. In den meisten Vermittlerbüros werden die einzelnen Arbeitsschritte nicht dokumentiert. Das führt insbesondere dann zu Schwierigkeiten, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
Es geht somit nicht nur um die Mitarbeiter, sondern um das gesamte Know-how: Plötzlich steht der Vermittler da und weiß nicht mehr weiter, da er sich über Jahre hinweg auf einen Mitarbeiter verlassen hatte. Deswegen empfehlen wir unseren Kunden immer, ob bei Dienstleistern oder eigenen Mitarbeitern, jeden Arbeitsschritt ganz genau zu dokumentieren und keine Abhängigkeit zu schaffen.

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VersOffice ist ja auch selbst als Makler registriert. Warum brauchen Sie diese Zulassung?

Die Erstellung einer eVBs gehört auch schon zur Beratung. Und aus diesem Grund hat sich VersOffice als Vermittler registriert. Somit können unsere Mitarbeiter auch Beratungen für den Vermittler übernehmen, ohne dass der Vermittler uns in seine VSH aufnehmen muss.

Seit Mitte 2019 bieten Sie auch Unterstützung im Marketing an. Hat sich dieses Geschäftsfeld so entwickelt, wie Sie gehofft haben?

Wir haben sehr viel Zeit und Energie in VersMarketing investiert – und nun ein unschlagbares System entwickelt. Mit der Entwicklung sind wir sehr zufrieden, da wir fast alle Wünsche unserer Kunden berücksichtigt haben und ihnen mit VersMarketing zu einem professionellen und vor allem bezahlbaren Auftritt verhelfen konnten. Auf unserer Webseite kann sich jeder selbst davon überzeugen, wie eine moderne und ansprechende Vermittlerseite aussehen kann.

Ihr Unternehmen bietet auch Zertifizierungskurse zur DIN-Norm 77230 an. Was genau passiert da? Und wie hilft das Vermittlern im Alltag?

Wir bereiten die Vermittler online auf die DIN-Prüfung vor und nehmen gemeinsam mit der DEFINO die Prüfung ab. Wichtig dabei ist, den Vermittlern aufzuzeigen, wie sie nach der Zertifizierung die DIN-Analysen im Alltag erfolgreich implementieren können. Hierbei gilt es zu verstehen, dass die DIN-Norm 77230 eine genormte Datenerfassung bzw. -erhebung darstellt und dass diese Daten in der Analyse zur Auswertung zusammengefast werden. Die DIN-Norm 77230 schafft Transparenz und Vertrauen. Sie passt übrigens hervorragend zu den Themen Online-Beratung und Digitalisierung. Wir sind davon überzeugt, dass die DIN-Analyse für Vermittler das Auftragsbuch der Zukunft sein wird. Wir gehen auch davon aus, dass durch die Anwendung der DIN-Norm 77230 Vermittler ihren Kundenbestand aufwerten, denn hierbei geht es um eine ganzheitliche Analyse. Man hat die Chance, Kunden mit nur wenigen betreuten Verträgen zu ganzheitlichen Kunden zu machen. Wir glauben, dass die Vertrauenswürdigkeit in eine objektive und neutrale Analyse die Kunden dazu bewegen wird, den Vermittlern einen vollständigen Blick auf ihre aktuelle Situation zu geben.

Im April 2021 wurde eine ähnliche Norm für den Gewerbebereich veröffentlicht. Aus Ihrer Sicht der richtige Schritt?

Ja! Denn bei der Erstellung meiner eigenen Basis-Finanzanalyse für Privathaushalte habe ich schnell bemerkt, dass meine selbstständige Tätigkeit ebenfalls meine private Situation beeinflusst. Daher musste die DIN-Norm 77235 – diese Norm ermöglicht eine Finanz- und Risikoanalyse für Freiberufler, Gewerbetreibende, Selbstständige und KMU – erarbeitet werden. Auch hier gilt, dass Normen Standards und Vertrauen schaffen. Eine weitere Chance für unsere Branche!

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Hinweis: Dieser Text erschien zuerst im Versicherungsbote Fachmagazin 1/2021.

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