Versicherungsbote: Der Berufsalltag von Versicherungsvermittlern ist geprägt von administrativen Tätigkeiten. Und dort entscheiden gut strukturierte Arbeitsprozesse über Erfolg oder Misserfolg. Während der Corona-Krise bestand möglicherweise für viele Vermittler Gelegenheit, ihre Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Wie ist Ihr Eindruck? Haben Vermittler die Krise dafür genutzt?

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Kamuran Bildircin: Zwangsläufig mussten viele Vermittler ihre Prozesse umstrukturieren, da sie nicht mehr wie gewohnt die Beratungen persönlich mit dem Kunden durchführen konnten. Es war aber bereits vor der Pandemie ein Trend zu beobachten, dass viele Vermittler sich im Büroalltag neu strukturierten und nach Lösungen suchten. Durch die Pandemie wurden den Vermittlern eine Vielzahl an Lösungen geboten, die sie erfolgreich im Büroalltag eingesetzt haben. Online-Beratungstool und digitale Unterschriften haben hierbei eine zentrale Rolle gespielt, um gut durch die Krise zu kommen.

Jeder Vermittler ist anders. Können Sie dennoch aufgrund Ihrer Erfahrungen sagen, welche Fehler besonders häufig bei Büroorganisation und Prozessoptimierung gemacht werden?

Ich beobachte immer wieder ein Herdenverhalten. Die Vermittler wollen zu viel auf einmal und sehr oft Dinge, die vielleicht gar nicht zu ihrem Grundkonzept passen. Denn nicht alles, was gerade im Trend ist, passt zu jedem Vermittler. Fehler führen dazu, dass Vermittler sich verzetteln und von den wesentlichen Problemen abschweifen. Denn es bringt nichts, sich ein Kartenhaus zu bauen, das langfristig keinen Halt haben wird.
Wie Sie schon sagten: Jeder Vermittler ist anders. Und deswegen sollte man auch ganz gut selektieren, was wirklich zu einem passt. Dazu ist erforderlich, seine eigenen Prozesse und Abläufe zu kennen und diese dann schrittweise innerhalb eines Gesamtkonzeptes zu digitalisieren. Die Vermittler benötigen dazu ein Zielbild!

Wie kann VersOffice Vermittlern dabei helfen?

Der Markt ist voller Coaches und Berater, die gerne darauf hinweisen, was alles nicht funktioniert und wie erfolglos man doch ist. Wir möchten den Vermittlern erst einmal aufzeigen, was sie bisher erfolgreich in ihrer Laufbahn umgesetzt haben und dass ihre Vorgehensweise unter Umständen auch bereits die Richtige ist. Dazu bedarf es einer Analyse der aktuellen Arbeitsweise. Sehr oft ist der Grundbaustein richtig. Dann können wir gemeinsam mit unseren Kunden weitere Optimierungen vornehmen, um auch in der Zukunft weitere Erfolge zu verzeichnen. Hat der Vermittler das richtige MVP? Und nutzt er alle Funktionen, um die Aufgaben möglichst effizient zu bearbeiten? Nutzt er die richtige Hard-/ Software für sich und seine Mitarbeiter im Büro? Hat er einen professionellen und ansprechenden Web-Auftritt? Das sind die Fragen, bei denen wir mit unserer Erfahrung und unseren Marktkenntnissen helfen, eine passende Lösung zu finden.

Und welcher dieser Services wird von den Vermittlern besonders häufig genutzt?

Stellen wir am Ende unserer Bedarfsanalyse fest, dass der Vermittler Unterstützung im Backoffice benötigt, können verschiedene Services von VersOffice hinzugebucht werden. Am meisten wird der Telefonservice beansprucht. Möchte der Vermittler seinen Kunden doch eine gute Erreichbarkeit gewährleisten und sich seiner Kernkompetenz, der Beratung, widmen. Die Telefonate werden fallabschließend bearbeitet und der Vermittler erhält eine Telefonnotiz mit allen wichtigen Angaben.
Die Kunden des Vermittlers nehmen nicht wahr, dass sie gerade mit einem Servicedienstleister verbunden sind. Denn wir melden uns mit einer Begrüßung, die wir mit unserem Kunden abgestimmten haben.

Lässt sich sagen, welcher der entscheidende Vorteil ist, wenn Vermittler einen Teil ihrer administrativen Aufgaben an Dienstleister wie Sie abgeben?

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Definitiv sind Flexibilität und Know-how die großen Vorteile, die sich der Vermittler bei einem Dienstleister einkauft. Er trägt nicht mehr das Risiko von Krankheit oder Urlaub der Mitarbeiter, da die Dienstleister einen dauerhaften Service gewährleisten und immer entsprechend Mitarbeiter bereitstellen. Wir schaffen mehr Vertriebskapazitäten beim Vermittler.

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