Rechtmäßige Verarbeitung und Informationspflichten

Die Anforderungen der DSGVO gelten für öffentliche und private Organisationen mit Sitz in der Europäischen Union. Somit können sich auch Makler einer Auseinandersetzung mit der DSGVO nicht entziehen. Im Rahmen der rechtmäßigen Verarbeitung müssen Makler unter anderem zukünftig dafür Sorge tragen, dass bei jeder Form der Verarbeitung personenbezogener Daten eine Einwilligungserklärung zur Datenerhebung und -verarbeitung dokumentiert vorliegt. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Einwilligungsklauseln und die Belehrung hinsichtlich der Betroffenenrechte verständlich und transparent kommuniziert werden. So sehen es Art. 7 und 12 der DSGVO vor.

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Die Textabschnitte sollten daher klar hervorgehoben werden und sich von übrigen Klauseln abheben. Darüber hinaus müssen Kunden in Zukunft wesentlich detaillierter über die Nutzung und Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Dies hat zur Folge, dass bestehende Einwilligungserklärungen nicht nur inhaltlich angepasst, sondern auch schriftlich dokumentiert und aufbewahrt werden müssen, um der Nachweispflicht nach Art. 5 (2) DSGVO zu genügen.

Die vorzunehmenden Anpassungen beschränken sich jedoch nicht auf Anpassungen der Einwilligungserklärung. Betroffene Unternehmen sind darüber hinaus verpflichtet, ihre Versicherungskunden über deren Rechte bei der Erhebung von personenbezogenen Daten zu informieren (Vgl. Art. 13, Art. 14 DSGVO). Dies ist ebenso wie bei der Einwilligungserklärung schriftlich zu dokumentieren und aufzubewahren.

In der Praxis stellt dies vor allem eine Herausforderung in Zusammenhang mit Telefonaten und Kurzmitteilungen zwischen Kunden und Maklern dar. Zum einen ist es daher wichtig, bei der Datenerhebung per Telefon bzw. Kurznachrichtendienst den Kunden über seine Rechte zu informieren. Zum anderen sollten sich Makler im Nachgang relevante Gesprächsinhalte und Kommunikationsverläufe vom Kunden schriftlich bestätigen lassen. Durch dieses Vorgehen wird nicht nur die Nachweispflicht gewährleistet, sondern es ergibt sich auch für den Kunden die Möglichkeit, im Rahmen der schriftlichen Bestätigung der Datenverarbeitung zu widersprechen, sollte etwas nicht korrekt erfasst worden sein (Vgl. Art. 21 DSGVO).

Entschließt sich ein Makler für die Weitergabe von personenbezogenen Kundendaten an Dritte, sind betroffene Personen über die Weitergabe zu informieren. Dies gilt nicht nur für die Datenübermittlung an Versicherungsunternehmen, sondern zum Beispiel auch für die Übermittlung an Untervermittler, Maklerpools, Kooperationspartner oder Dienstleister (Vgl. Art. 28 DSGVO). Zusätzlich ist der Kunde über die Weitergabe seiner Daten zu informieren und auch über sein Widerspruchsrecht diesbezüglich aufzuklären (Vgl. Art. 13, Art. 14 DSGVO). Diese Pflichten gelten ebenfalls bei der Bestandsübertragung an einen neuen Makler. Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn die Bestandsübertragung im berechtigten Interesse des Kunden erfolgt (Vgl. Art. 6 (1) f) DSGVO). Eine gesetzeskonforme Argumentation auf dieser Basis fällt jedoch äußerst schwer, weshalb dringend empfohlen wird, eine erneute Einwilligung des Kunden einzuholen.

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Über die bereits erwähnten Anpassungen hinaus sind auch die Internetauftritte von Maklern an die neuen Anforderungen der DSGVO anzupassen. Ganz konkret bedeutet dies beispielsweise, Kontaktformulare um notwendige Datenschutzhinweise zu ergänzen. Aber auch bei der Datenerhebung im Internet müssen Versicherungskunden in Zukunft über Art, Umfang und Zweck der Erhebung der personenbezogenen Daten sowie über ihre Rechte informiert werden. Auch im Internet muss eine explizite Einwilligung des Kunden eingeholt werden. In der Praxis wird die Einwilligung zumeist über das Aktiveren einer Auswahlbox umgesetzt, wodurch der Kunde sein Einverständnis zur Datenerhebung mitteilt. Sollten Datenschutzhinweistexte bereits durch das Telemediengesetz abgedeckt sein, sind diese im Rahmen der DSGVO nochmals visuell hervorzuheben. Ist das Fehlen einer Datenschutzerklärung auch heute noch ein häufiger Fehler, so sollte die Verschärfung der Haftungsregeln doch Motivation genug sein, diesen Mangel kurzfristig zu beheben.