Arbeit erleichtern und Prozesse optimieren

Wie kann dem Makler nun aber eine gute Softwareausstattung die Arbeit erleichtern und durch Prozessoptimierung mehr Zeit für den Kunden und gute Gespräche freischaufeln?

Die neueren Digitalisierungsinstrumente helfen dem Makler, administrative Tätigkeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Bereits vor gut 12 Jahren gab es eine Initiative zur Prozessoptimierung zwischen Versicherern und Maklern, damals durch die Indatex AG. Die seinerzeit entwickelten Prozesse waren damals teilweise schon besser als es heute der Fall ist. Aus einigen MVPs heraus konnten die Antragsdaten mit Dokument an den Versicherungsunternehmer (VU) übertragen und Policierungsdaten, ebenfalls mit Dokument, wieder zurück gesendet werden.

Da eine Antragsnummer vom MVP mitgegeben werden konnte und diese auch auf dem Rückweg vom Versicherer wieder geliefert werden sollte, war eine eindeutige Zuordnung bereits im Antragsprozess möglich, was heute bei BiPRO leider nicht vorgesehen ist. Allerdings funktionierte das auch damals nur auf dem Papier der Schnittstellenbeschreibungen und mit einigen wenigen Unternehmen auch schon der Hinweg.

Diese Initiative war für die Branche mit den eher schwerfälligen, großen Versicherungskonzernen damals viel zu früh. Heute haben wir mit dem Verein BiPRO eine tatsächlich funktionierende Basis und erfreulicherweise beteiligen sich sehr viele und zunehmend mehr Marktbeteiligte an den hier festgelegten Möglichkeiten zum Austausch von Daten und Dokumenten. So an den Makler übertragene Daten und Dokumente können meist vollautomatisch im MVP weiterverarbeitet werden und ersparen dabei ohne Übertreibung Stunden an Arbeit.

Zeit sparen durch Automatisierung und Verbundstellen

Stellt man sich noch einmal vor, wie sich die Versicherer in der ersten Generation der Digitalisierung die Zusammenarbeit mit Maklern vorgestellt haben, wird die Zeitersparnis deutlich. Statt Daten automatisiert direkt beim Versicherungsunternehmen abzuholen und im MVP zu verarbeiten, wurden im Extranet für den Makler „Postkörbe“ bereitgestellt. Man hatte sich vorgestellt, der Makler würde sich nun täglich auf den Internetseiten der oft 40 Gesellschaften, mit denen er zusammenarbeitet, nacheinander jeweils mit unterschiedlichsten Benutzernamen, Passwörtern, OTP-Dongle-Nummern oder Passwortkarten anmelden, zum jeweiligen Postkorb, meist über mehrere Menüpunkte navigieren, um dann dort die möglicherweise vorhandenen PDF-Dokumente, im schlimmsten Fall noch einzeln, herunter laden zu müssen. Diese Dokumente mussten dann natürlich meist manuell im MVP einsortiert werden, wenn das MVP nicht bereits automatisierende Schnittstellen auch für diesen Zweck zur Verfügung gestellt hatte.

Mit BiPRO sind wir Makler da nun einen großen Schritt weiter, da in nur einem Schritt und ohne zusätzliche Eingabe von Zugangsdaten die Postkörbe aller unserer VUs geleert und anschließen automatisch im MVP verarbeitet werden können. Aber auch für die Versicherer und Pools, die noch „kein BiPRO können“, gibt es inzwischen tolle Lösungen, die die oben beschriebenen Arbeitsschritte beim Abholen der Daten und Dokumente aus den Extranets automatisieren oder sogar selbst gescannte Dokumente so vorverarbeiten, dass Sie ebenfalls automatisch endverarbeitet werden können, als wären Sie über eine BiPRO-Schnittstelle geliefert worden. Hier sollte das MVP über Schnittstellen zu solchen Anbietern wie b-ox, Promasoft-Ablage-Motor, Zeitsprung oder die PDF-Box verfügen, um auch diese zusätzlichen Möglichkeiten der Prozessoptimierung nutzen zu können.