Mehr als acht von zehn Personalabteilungen beschaffen ihre Daten zumindest noch teilweise manuell anstatt über ein automatisiertes Human Resources-Berichtssystem mit einheitlich definierten HR-Steuerungskennzahlen. Die gleiche Anzahl der Unternehmen verfügt ebenfalls nicht über unternehmensweit einheitlich standardisierte Personalberichte. „Im Vergleich zur Vorjahresbefragung haben sich die Unternehmen zwar teilweise weiterentwickelt, der geringe Grad der Standardisierung von Berichten und Kennzahlen führt aber immer noch dazu, dass die Validität von HR-Kennzahlen im Unternehmen in Frage gestellt wird“, sagt Björn Zimmermann, Human-Capital-Management-(HCM-)Experte von Steria Mummert Consulting. Mangelnde Qualität der Kennzahlen ist seit Jahren eine große Herausforderung in Personalabteilungen.

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IT-Lösungen sollen Personalabteilungen unterstützen

Die Unternehmen versuchen, dem Problem mit IT-Lösungen zu begegnen. Die Motivation, BI-Systeme einzusetzen, ist sehr hoch. Bei sogenannten „Business Intelligence“-Systemen werden Daten über das eigene Unternehmen, die Mitbewerber oder die Marktentwicklung im Hinblick auf den gewünschten Erkenntnisgewinn ausgewertet.Bereits 65 Prozent der Befragten nutzen BI-Systeme für ihr Personalcontrolling, 55 Prozent planen eine Ausweitung auf das ganze Unternehmen.

„Eine weitere technische Automatisierung ist aber nur dann zielführend, wenn im Vorfeld klare Vorgaben über die fachliche Definition der Kennzahlen, ihre Erhebungszeiträume und deren Verteilungswege an die verschiedenen Benutzergruppen gemacht wurden“, sagt Björn Zimmermann von Steria Mummert Consulting. „Unternehmen, die in der Harmonisierung weit fortgeschritten sind, sind letztlich auch zufriedener mit der Datenqualität und haben weniger Redundanzen.“

Mitarbeiterschulungen können Berichtsfähigkeit verbessern

Ein weiterer Erfolgsfaktor bei der Einführung von HR-Berichtssystemen ist eine gute Einbindung der Mitarbeiter in Form von Mitarbeiterschulungen. Björn Zimmermann von Steria Mummert Consulting: „Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist die Motivation der Mitarbeiter, das HR-Berichtssystem effizient für das Personalcontrolling zu nutzen. Nur wenn die Mitarbeiter im Unternehmen einerseits von der Qualität der Kennzahlen überzeugt sind, andererseits aber auch technische Zugangsbarrieren abgebaut werden, steigt die generelle Akzeptanz des Personalcontrollings im Unternehmen.“

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Hintergrundinformationen: Die biMA-Personalcontrolling-Studie untersucht bereits zum zweiten Mal, ob und in welchem Umfang BI-Systeme im Personalcontrolling eingesetzt werden. An der E-Mail-Umfrage nahmen 22 Unternehmen im Zeitraum von November 2011 bis Januar 2012 teil – mehr als die Hälfte davon waren Konzern-Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeitern.