Das Positive zuerst: Es sind nicht nur Vermittler von Versicherungen und Finanzdienstleistungen, die mit Papierakten ein Problem haben. Auch bei zahlreichen Rechtsanwälten und Ärzten hat Papyrus noch nicht das Zeitliche gesegnet. Gewohnheiten wie die gute alte Papierakte bestimmen unsere Leben und machen es psychologisch auch leichter. Schlechte Gewohnheiten sind aber auch lästig oder schaden uns sogar.

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Vorteile der digitalen Akten sind (eigentlich) unschlagbar

In einer Untersuchung wurde festgestellt, dass der Arzt, der noch mit Patientenakten in Papierform arbeitet, täglich bis zu 40 Minuten mehr durch die Suche in Papierakten braucht als ein Kollege, der schon voll auf Digitalisierung umgestellt hat. Aber es gibt noch zahlreiche Argumente mehr PRO Digitalakte und VERSUS Papierakte.

Beginnen wir mit einigen ausgewählten Fakten PRO Digitalakte. Die Vorteile durch Platz- und Kostenersparnis, Nutzung im Büro und unterwegs sowie die Möglichkeit der Legitimation nur für bestimmte Mitarbeiter liegen auf der Hand. Dazu kommt, dass die digitale Kundenakte multifunktional und zur gleichen Zeit von verschiedenen Mitarbeitern bearbeitet werden kann.

Der @AssekuranzDoc

Dr. Peter Schmidt ist Experte Personenversicherungen und Unternehmensberater im Bereich Versicherungen, Vertriebe und Makler mit langjähriger Erfahrung als Führungskraft und Vorstand bei deutschen Versicherern und twittert als @AssekuranzDoc.

Auf der Vorteilsseite stehen außerdem der bessere Schutz vor Verlust durch die technischen Speichermöglichkeiten, die Möglichkeiten der Dokumentation erfasster Anlässe und Beratungen, die umfassenden Kontroll- und Selektionsvarianten sowie eben auch der wesentlich effizientere Weg der Datenübernahme bei Beratungen oder des Datenaustauschs mit Dienstleistern.

Viele der aufgeführten Argumente PRO Digitalakte sind gleichzeitig auch Fakten VERSUS Papierakte. Auf ausgewählte spezielle Nachteile möchte ich dennoch eingehen. Beginnen wir mit der unterschiedlichen Art des Schreibens von Inhaber der Maklerfirma und dessen Mitarbeitern sowie der daraus resultierenden Lesbarkeit. Digitalisierung verbessert die Lesbarkeit definitiv. Zeit und Kosten für das Kopieren von Beratungsdokumenten, Vorlagen und Formularen sind ebenfalls ein Fakt VERSUS Papierakte. Nicht zu vergessen der Zeitaufwand zur Ablage mit Lochen und Klammern, das Einpflegen von Aktenreitern oder auch das Einheften von Gesprächsnotizen zur Dokumentation.

Professionelle Arbeit im Bestand geht nur mit Digitalakte

Eine professionelle Arbeit bei Beratungsdokumentation und aktiver Bestandsarbeit ist in der heutigen Zeit ohne IT-Unterstützung kaum noch denkbar. Stellen Sie sich ein mittleres Maklerunternehmen mit ca. 300.000 Euro Umsatz und einem Kundenbestand von ungefähr 1.300 Kunden vor. Wie wollen Sie mit entsprechend vielen Papierakten eine Selektion durchführen, welcher der Kunden beispielsweise eine Zusatz-Pflegeversicherung hat?

Doch damit nicht genug. Wenn im aufgeführten Praxisfall es nun daran geht, die Kunden über den Bedarf für ein Zusatzpflegeprodukt zu informieren, dann braucht man eMail-Adressen, die häufig über Papierakten nie erfasst wurden, damit man diesen Kunden eine Informationsmail zum Thema zusenden kann. Der professionell arbeitende Makler - gemeint ist hier mit Volldigitalisierung – kann einfach ein Musteranschreiben nutzen und zur gleichen Zeit an seine Kunden senden, bei denen Bedarf zu vermuten ist.

Viele Maklerverwaltungsprogramme bieten außerdem die Möglichkeit der Automatisierung des Controllings der verschiedenen Art: Geburtstagsselektion, Ablaufterminierung von Fremdverträgen, optimalere Terminvereinbarung mit VIP-Kunden oder die Möglichkeit, den Kunden seine Verträge in einer digitalen Sammlung als Kundenportal oder App zur Verfügung zu stellen.

Viele Argumente für die Überführung der Papierakten ins digitale Kundenverwaltungsprogramm sind schon genannt. Denken Sie bitte auch an das Thema Kundenkommunikation. Macht es noch Sinn, dass man Faxe oder eMails ausdruckt und diese dann in eine Kundenakte legt (oder es oftmals vergisst)? Informationen, die von Kunden oder Produktpartnern schon auf elektronischem Weg ins Unternehmen kommen, sollten auch gleich elektronisch abgelegt werden. Vielfach geht das schon mit intelligenten Ablagesystemen automatisch, wenn Sie das wollen.

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Der Mensch macht bekanntlich auch Fehler. Versehentlich falsch einsortiere Unterlagen oder ein aus dem Papierordner herausgefallener Vorgang können für immer verloren sein. Das passiert – in der Regel – bei digitalen Ordnern nicht. Mit Stichwortsuche ist alles sofort wieder verfügbar.