Die neuen Kommunikationskanäle haben Potential: Im Channel liegen dann sowohl die „Unterhaltungen“ zum Thema oder Projekt, die Möglichkeiten der Suche und Selektion sowie weitere Tools und Services zur Projektorganisation, zum Monitoring sowie Entscheidungsvorlagen und die Aufgabenverteilung. Stellen Sie sich dieses Zusammenkommen auf technischer Basis einmal für den konkreten Fall einer komplizierten Deckungszusage für einen Gewerbebetrieb vor:
Makler und Groß-Kunde(n) sind im speziellen Channel. Ziel, Aufgaben und Detailthemen werden erfasst und verteilt. Zeitweise können Experten oder auch die Spezialisten der Versicherer hinzu gebeten werden, ohne dass Kosten für Fahrten und KFZ entstehen. Die beteiligten Kunde(n) organisieren Pläne, Fotos etc. zum Risikos. Weitere Mitglieder wie Rechtsanwalt oder Steuerberater können phasenweise dazu kommen und dann auch nach Meinungsäußerung den Channel verlassen.
Brainstormings können über solche Tools auch per Video-Konferenz digital und persönlich besprochen werden, egal wo die Teilnehmer ihren Heimat- oder Firmenort haben. Gesellschafter, Aktionäre oder Aufsichtsgremien, die sonst nicht im operativen Tagesgeschäft gefangen sind, können bei Bedarf einbezogen werden. Und all dies entlastet den sonst üblichen Kettenversand von Endlosmails, bei denen irgendwann keiner mehr durchsieht.
Fazit:
E-Mails werden weiter unseren Alltag bestimmen, auch wenn wir zunehmend neue Formen der Kommunikation nutzen (werden). Strukturieren Sie für sich den Arbeitsalltag so, dass Sie nicht dauernd und nebenbei Mails bearbeiten.
Konzentrieren Sie sich auf feste Zeiten, in denen Sie auch nichts anderes machen als E-Mails zu bearbeiten. Und dann gilt AAA: Aktion (Delegieren, Antworten), Ablage (Archivierung oder Ordner „Offenes“) und Abfall (Papierkorb).
Zu einer effizienten E-Mails-Struktur gehören intelligente E-Mail-Ordner, die automatische Sicherung von Dateien zu Policen oder Angeboten im MVP sowie ein passendes Ablagesystem. Weitere Hinweise zum E-Mail-Marketing im Maklerunternehmen haben wir in einem speziellen Leitfaden zusammengestellt.
Eine effiziente Arbeitsorganisation macht auch Ihnen das Arbeitsleben mit den E-Mails leichter – meint Ihr AssekuranzDoc, der sich damit in die Sommerpause verabschiedet. Wir lesen uns im September wieder.