Bei Incon dauerte der finale Datentransfer aufgrund der enormen Menge ganze vier Tage, an denen nur eingeschränkt gearbeitet werden konnte. Mehrere Terabyte an Daten und Dokumenten mussten migriert werden. Während dieser Zeit durfte im alten Programm nichts mehr geändert werden – ein grundsätzliches Problem während einer Migration. Durch zwei Test-Datenübernahmen im Vorfeld wurden mögliche Risiken minimiert. Der Zeitbedarf war klar und auch so im Team eingeplant. Nach gelungener Migration und den ersten Tagen im Praxiseinsatz stellte sich dann doch Bedarf für die eine oder andere Nacharbeit ein.
Rückwirkend betrachtet, würde der Makler empfehlen, den Fokus im Vorfeld noch stärker auf die Aufbereitung der Daten zu legen, um im neuen Programm keine Altlasten aus der Vergangenheit mitzunehmen und um mit einer möglichst bereinigten Basis starten zu können. Die gewählte Schulungsstrategie war dagegen sehr erfolgreich. Bereits vor dem eigentlichen Umstieg wurden bei Incon einige Schlüssel-Mitarbeiter aus den jeweiligen Teams auf die neue Software geschult – in zweimal täglich stattfindenden Meetings wurden durch das Support-Team des neuen MVPs alle aufkommenden Fragen beantwortet. Davon profitierte die gesamte Belegschaft. Gleich von Beginn an konnte sie so auf ein solides, firmeninternes Wissensfundament zurückgreifen und nach der Umstellung sehr schnell wieder eine gute Produktivität erreichen.
Die Firma Diepenbrock nutzte für die Vorbereitung und Umstellung die Coronazeit. Der Staat unterstützte den digitalen Umstieg mit einem fünfstelligen Förderbetrag. Der bürokratische Aufwand für das Ausfüllen der Anträge war gering und betrug lediglich einen halben Tag. Vor der eigentlichen Migration gründete Diepenbrock eine Koordinatoren- Gruppe, die aus ausgewählten Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen bestand. Diese testeten das neue MVP mit den eigenen Daten eine Zeit lang parallel zur Software des alten Anbieters. Dadurch wurden die unterschiedlichen Strukturen der Datenfelder sichtbar und möglicher Änderungsbedarf frühzeitig festgestellt.
So erfolgte die Umstellung erst, als alle Abteilungsverantwortlichen ihre Prozesse und Anforderungen geprüft und optimiert hatten. Es wurden eigene Daten-Felder angelegt, mitgelieferte Prozessschritte angepasst, Dunkelverarbeitung definiert und die Umsetzung auf Praxistauglichkeit geprüft. Als Folge funktionierte die Migration ohne Probleme: Über 1,2 Terabyte Dokumente wurden in die neue Dokumenten-Cloud übertragen und Zehntausende Kunden- und Vertragsdaten in das neue Maklerverwaltungsprogramm übernommen.
Fazit nach über einem Jahr
Grundsätzlich ist bei einem Umstieg des Maklerverwaltungsprogramms die Bereitschaft wichtig, alle eigenen Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen und mit den Automatisierungsmöglichkeiten des neuen Maklerverwaltungsprogramms auch neu zu denken. Wenn einfach nur dieselben Abläufe wie bisher in einer anderen Oberfläche verwaltet werden, wird das Potenzial nicht ausgeschöpft und dann ist es letztlich auch nicht wert, Aufwand und Kosten für einen Umstieg zu investieren.
Inzwischen ist Keasy als neues Maklerverwaltungsprogramm bei beiden Unternehmen seit mehr als einem Jahr im Einsatz und bei der Belegschaft etabliert.
Das vorherige Maklerverwaltungsprogramm des bayerischen Maklerhauses Incon, das zur Sicherheit und zur sporadischen Überprüfung der vollständigen Migration einzelner Kundendaten weiterhin aufrufbar ist, wurde schon seit Monaten nicht mehr geöffnet. Bis alle Mitarbeiter eine gewisse Routine in ihren Bereichen entwickelten, dauerte es allerdings zwischen vier und acht Wochen.
Der menschliche Faktor sollte bei jedem Umstieg nicht unterschätzt werden: Gerade zu Beginn fühlen sich viele Mitarbeiter so, als müssten sie die Arbeit mit einem für sie unbekannten Werkzeug erlernen. Mit zunehmender Sicherheit in den Standard-Arbeitsvorgängen wächst jedoch auch die Neugierde auf die vielen neuen Funktionen und Möglichkeiten.
Mit der gleichen Belegschaft arbeitet Diepenbrock nun wesentlich effizienter. Abschließend stellt Thomas Diepenbrock (Geschäftsführer) fest: „Der Weg zum Umstieg war von vielen Zweifeln und Sorgen geprägt. Mit einer guten Vorbereitung und Säuberung des Datenbestandes vor dem Wechsel ist der Umstieg gut zu bewältigen.“