Bitte rufen Sie sich ins Gedächtnis, dass gute Organisation keine Beschäftigungstherapie ist. Ziel ist es, Ihr natürliches Limit an Mandanten, die Sie betreuen können, so weit wie möglich anzuheben. Ein Einzelmakler hat schon gut zu tun, wenn er seine 200 A-Kunden im Jahr wenigstens einmal besuchen möchte, hinzu kommen noch Neuakquise, Nachbearbeitung, Pflege, sowie die B- und C-Kunden. Geschliffene Prozesse und ausgereizte Software kann Ihnen noch einmal Zeit für ~ 100 weitere Kunden schenken.
Gleiches gilt selbstverständlich für jedes große Unternehmen, denn auch der Tag eines Angestellten hat nur 10 Stunden.
Untersuchen Sie Ihre Abläufe in Bezug auf die technischen Möglichkeiten Ihrer Maklersoftware und Ihrer strategischen Kundeneinteilung. Technisch muss geklärt werden, wie die Kontakte in Ihre Software kommen. Falls dies nicht automatisch aus einer Beratungssoftware heraus geschieht, legen Sie fest, wer die Daten eingibt, in welchen Arbeitsschritten und was dabei erfasst wird.
Standardisieren Sie gleichfalls Schadensbearbeitung, Fremdvertragserfassung und alle weiteren Abläufe, wie Stichworterfassung. Dafür empfiehlt sich bei mehreren Innendienstkräften ein Qualitätsmanagement, das gewährleistet einheitliche organisatorische Abläufe, etwa durch Checklisten oder softwaregeführte Prozesse.
Erschaffen Sie einen Referenzkontakt, erfassen Sie dazu sich selbst als Kontakt und alle Vertragswerke, inklusive der Konditionen, die Sie als Makler oder Unternehmen betreffen. Nicht nur als digitales Backup, sondern zur Kostenkontrolle und Übersicht. Per Klick sollten Sie jetzt monatliche oder jährliche Ausgaben sehen können.
Ihnen obliegt es, erneut zu evaluieren, was Sie tun und ob die Art und Weise noch zu vertreten ist. Letztlich müssen Sie bemüht sein, jeden überflüssigen Handgriff einzusparen, ohne mögliche Kunden zu verschenken. Je nach Firmierungsart kann es sich für Sie lohnen, gewisse Tätigkeiten an Serviceanbieter abzugeben. Kalkulieren Sie das genau durch, notieren Sie beispielsweise eine Woche lang, wieviel Zeit Sie für solche Tätigkeiten aufwenden und verrechnen dies mit Ihrem theoretischen Umsatz je Akquise-Stunde.
Ein herkömmlicher Fall für Servicebüros ist die Erfassung von Interessenten. Häufig erfasst der Makler nur Neugeschäft und Interessenten händisch oder überhaupt nicht, was zu Leerlaufzeiten im Vertrieb führen kann. Außerdem fehlt so die Möglichkeit, eine passive Vertriebslinie aufzubauen, etwa durch E-Mail-Kampagnen.