Überlegen Sie sich ein System, wie Sie die Kunden einteilen möchten. Das wissen Sie nur, wenn Sie einen Plan haben, was Sie wem verkaufen möchten. Ja auch Hartz 4 Mandanten können im Lotto gewinnen und verdienen es, gut versorgt zu werden. Sie jedoch jeden Monat auf eine PKV anzusprechen oder einmal im Quartal zu besuchen, ist vielleicht nicht der effektivste Zeitvertreib. Gleiches gilt natürlich für Riester-Rente und Selbstständige, die nicht mittelbar förderfähig sind oder in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen.
Sie können vielleicht mit einem generischen Mailing alle Mandanten erreichen, Sie werden es aber nicht schaffen auch alle anzurufen. Durch Selektion nach passenden Kriterien filtern Sie die vielversprechendsten Kandidaten je Aktion heraus.
Eine Standardeinteilung Ihrer Mandanten kann beispielsweise nach Vertragsdichte oder nach Jahrescourtage erfolgen. Sie könnten zum Beispiel beschließen, dass Sie Mandanten ab 5 Verträge als A-Kunde bewerten, bis 3 Verträge als B und darunter C. Interessenten hingegen sollten immer wie A-Kunden behandelt werden (zeitliche Priorisierung/ mehr Aktivitäten wie Anrufen), da Ihr Potenzial nicht bekannt ist. Macht der Interessent mehr Aufwand als potenziellen Umsatz sagen Sie nein bzw. kündigen Sie das Mandat.
Um zu wissen, was überhaupt realistisch von einem A oder B Kunden zu erwarten ist, müssen Sie Ihren Bestand durchkalkulieren. Auch dabei hilft ein integrierter Report-Designer oder Microsoft Excel. Beispiel: Sie stellen fest, dass Ihre A-Kunden normalerweise über folgende Verträge verfügen und Sie auch deren durchschnittlichen Jahresbeiträge kennen.
Nun rechnen Sie 1090,00 € durch 1,19 zur Umsatzsteuerbereinigung. Unsere A-Mandanten zahlen ca. 916,00 € Jahresbeitrag. Davon erhalten wir zum Beispiel 25% Courtage, was 229,00 € je A-Kunde entspricht. Ausgehend davon, wissen Sie nun auch, wie viele Stunden Sie je A-Kunde investieren dürfen und ab wann sich jährliche Besuche etc. nicht mehr lohnen. Eine Jahrescourtage von 100,00 € bei 40 Kilometer Anfahrt plus zwei Stunden Aufenthalt vor Ort sind schon kritisch.
Sie können natürlich die Kunden auch ganz anders klassifizieren, etwa nach gebrachtem Empfehlungsgeschäft oder Potenzial (studiert Humanmedizin). Es ist Ihre strategische Entscheidung.