Der Vorteil: Das Bundesfinanzministerium hat für Unternehmen einen Ausweg geschaffen, und das schon vor einigen Jahren. Im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) findet sich seit Mai 2016 ein entscheidender Hinweis zur protektiven Wirkung von innerbetrieblichen Kontrollsystemen (IKS) in Form von Tax Compliance Management Systemen (Tax CMS). Darunter versteht man, die Einhaltung aller Vorschriften und Pflichten sowie der unternehmensinternen Richtlinien im Bereich Steuern systematisch und präventiv abzusichern. Das schützt vor dem Vorwurf eines bewussten oder leichtfertigen steuerlichen Fehlverhaltens. Aber obwohl das Schreiben mittlerweile fast vier Jahre alt ist, sind die Möglichkeiten erst bei einem Bruchteil der Unternehmen umgesetzt worden. Daher sollten sich Unternehmer mit diesem Thema schnellstmöglich befassen, um ein dauerhaft rechtssicheres Vorgehen sicherzustellen und ihr Unternehmen vor schwerwiegenden Haftungsfallen zu schützen.
Schließlich gilt: Unternehmen müssen eine Vielzahl von fiskalischen Sachverhalten überwachen, um der Tax Compliance zu entsprechen. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Bewertung aller steuerlichen Risiken, Strukturierung und Dokumentation aller steuerlichen Vorgänge sowie die Identifikation und Implementierung steuerrelevanter Anpassungen der Geschäftsprozesse. Und vor allem müssen sie diese Überwachung dokumentieren und bei den Mitarbeitern verankern. Nur auf diese Weise ist es möglich, dass sich Geschäftsführer/Gesellschafter vor den Risiken persönlicher Inanspruchnahme absichern können – dann können sie nachweisen, dass sie alles dafür getan haben, steuerliche Verfehlungen zu verhindern, eben über das Tax Compliance Management System. Es implementiert Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen zur organisatorischen Umsetzung und Einhaltung aller steuerlichen Pflichten.
Behörden nehmen keine Rücksicht auf die Betriebsgröße
Was bedeutet das konkret für Versicherungs- und Finanzanlagenvermittler und deren Unternehmen? Zunächst, dass selbst in Mikro-Strukturen, beispielsweise im Unternehmen mit Chef und zwei Angestellten, diese Systematik Anwendung finden sollte. Die Behörden nehmen keine Rücksicht auf die Betriebsgröße, Verstoß ist Verstoß – die Bewertung von Verstößen gegen die Steuergesetze durch die Fiskal- und Strafverfolgungsbehörden hängt nicht von der Größe eines Unternehmens ab. Dagegen gilt es sich abzusichern. Aber: Das steuerliche Compliance Management System muss den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens genügen. Daher benötigen kleine Einheiten weniger große Geschütze als andere. Wichtig ist, dass das System mit Hinblick auf branchenspezifische Fragestellungen gestaltet und laufend aktualisiert wird.
Ausgehend von der Risikoanalyse, -bewertung und -dokumentation anhand branchenspezifischer Prüfmuster werden Richtlinien erstellt, die rechtssicher die einzelnen Punkte behandeln. Sie gelten zudem als Nachweis dafür, dass eine Organisation und deren Verantwortliche im Sinne des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten dafür Sorge tragen, dass aus dem Unternehmen heraus keine Gesetzesverstöße gegen steuerliche Vorschriften erfolgen. Die Maßnahmen werden durch Prüfungen bei den Mitarbeitern verankert und regelmäßig überprüft.
Aufgrund der individuellen Umsetzung müssen Versicherungs- und Finanzanlagenvermittler auch keine Sorge haben, dass mit Kanonen auf Spatzen geschossen wird und sie ein System erhalten, das völlig überdimensioniert ist. Berater finden ein Modell, dass zum Unternehmen und den Anforderungen passt und den Anforderungen Rechnung trägt. Nicht mehr, aber eben auch nicht weniger.