Die Nachfrage ist da. Die Inbox ist voll. Und trotzdem stockt das Wachstum. Wer ein Maklerbüro führt, kennt dieses Muster nur zu gut. Die Erklärung dafür ist unbequem, aber befreiend: Makler haben selten ein Vertriebsproblem. Sie haben ein Kapazitätsproblem. 60 bis 80 Prozent der Arbeitszeit fließen in Verwaltung, nicht in Beratung oder Vertrieb. Jede neue Police bringt Umsatz, aber auch E-Mails, Dokumente, Rückfragen und Wiedervorlagen. Irgendwann arbeitet das ganze Team am Bestand, und für Neugeschäft bleibt kaum Zeit.
Warum mehr Personal nicht mehr die Antwort ist
Lange galt die einfache Rechnung: Wächst der Bestand, wächst das Team. Diese Rechnung geht immer seltener auf. Qualifizierte Kräfte für den Innendienst sind schwer zu finden, die Einarbeitung dauert Monate, und jede zusätzliche Stelle drückt die Marge. Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht mehr: Wen stellen wir ein? Sondern: Wie schaffen wir mehr Kapazität mit dem Team, das wir haben?
Genau an dieser Stelle setzt Modus an, eine KI-gestützte Arbeitsplattform für Versicherungsmakler. Die Idee dahinter: Nicht einzelne Arbeitsschritte schneller machen, sondern verändern, wie Arbeit im Maklerbüro überhaupt entsteht.
Eine Adressänderung, zwei Arbeitsweisen
Wie groß der Hebel ist, zeigt ein unscheinbarer Vorgang: die Adressänderung mit Policen-Auskunft. Klassisch heißt das: E-Mail lesen und verstehen, Kunden im Verwaltungsprogramm suchen, Daten ändern, Versicherer informieren, Antwort an den Kunden formulieren, alles dokumentieren, Wiedervorlage setzen. Je nach Systemlandschaft dauert das 10 bis 25 Minuten.
Mit Modus dauert derselbe Vorgang 1 bis 2 Minuten. Die KI erkennt automatisch, um welchen Vorgangstyp es sich handelt, verknüpft Kunde und Vertrag, bereitet die Antwort und die Dokumentation vor. Der Mitarbeiter prüft, passt bei Bedarf an und gibt frei. Der Prozess wird nicht mehr von Hand zusammengesetzt. Er ist einfach da. Genau dort setzt Modus auch bei den Vorgängen mit dem größten Umsatzbezug an: der Angebotsanfrage und dem Schadenfall. Sie laufen aus E-Mail, WhatsApp oder Telefon in einem Eingang zusammen und werden dem richtigen Kunden und Vertrag zugeordnet. Der Mitarbeiter hat den kompletten Kontext an einem Ort, statt ihn über fünf Systeme zusammenzusuchen. Darauf aufbauend automatisiert Modus bereits heute zahlreiche Serviceprozesse und übernimmt mit KI-Agenten zunehmend die operative Ausführung kompletter End-to-End-Workflows.
Ein Eingang statt fünf Systeme
Der tiefere Grund für den Zeitverlust liegt selten in einem einzelnen Programm. Er liegt zwischen den Programmen. Ein typischer Vorgang wandert heute durch fünf bis sieben Werkzeuge: Postfach, Verwaltungsprogramm, WhatsApp, Ablage, Vergleichsrechner. Bei jedem Wechsel gehen Kontext, Zuständigkeit und Zeit verloren.
Modus setzt deshalb eine Idee um, die so einfach wie überfällig ist: Alles, was in ein Maklerbüro hineinkommt, läuft in einem Eingang zusammen. E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, BiPRO-Dokumente, Termine, Telefonate. Modus klassifiziert jede eingehende Nachricht nach Prozesstyp, mit einer Genauigkeit von 99,8 Prozent, und macht daraus strukturierte Vorgänge mit Zuständigkeit und Priorität. Nichts bleibt liegen, nichts geht zwischen den Systemen verloren.
Rund 20 Serviceprozesse werden heute bereits vollständig durch KI unterstützt und zunehmend autonom ausgeführt – von Adress- und Bankdatenänderungen über Kündigungen bis hin zu Jahresmeldungen und Beitragsanpassungen. Gleichzeitig laufen die Vorgänge mit dem größten wirtschaftlichen Hebel – insbesondere Angebotsanfragen und Schadenfälle – durch dieselbe operative Schicht. Modus erkennt den Kontext, ordnet Informationen automatisch dem richtigen Kunden und Vertrag zu, erstellt Vorgänge und Aufgaben, schlägt Antworten vor und führt Workflows zunehmend eigenständig aus. Der Mensch wird vom Bearbeiter zum Entscheider.
Modus ersetzt dabei weder das Maklerverwaltungsprogramm noch das E-Mail Programm. Es legt sich als agentische Ausführungsschicht über die bestehende Systemlandschaft, verbindet E-Mail, Dokumente, CRM und Fachsysteme miteinander und orchestriert die Arbeit zwischen ihnen. Dadurch ist die Einführung kein langwieriges Migrationsprojekt, sondern innerhalb weniger Tage möglich.
Die KI verschickt nichts ohne Freigabe
Bei aller Automatisierung gilt eine Regel ohne Ausnahme: Die KI verschickt niemals automatisch Nachrichten. Jeder Entwurf wird geprüft und freigegeben, bevor er das Haus verlässt. Die Rolle im Team verschiebt sich damit spürbar: weg vom Selbst-Ausführen jedes einzelnen Schritts, hin zum Prüfen und Freigeben vorbereiteter Arbeit. Kontrolle und Nachvollziehbarkeit bleiben vollständig erhalten. Jeder Vorgang ist mit seiner Zeitachse dokumentiert und jederzeit auditierbar.
Von Maklern gebaut, im eigenen Betrieb bewiesen
Modus stammt nicht vom Reißbrett. Hinter dem Produkt steht die SureIn GmbH, die selbst ein Maklerunternehmen betreibt. Was dort und bei den ersten Kunden im täglichen Einsatz sichtbar wird: bis zu 3 Stunden pro Tag und Mitarbeiter werden frei, allein durch die strukturierte Bearbeitung des Eingangs. Zeit, die zurück in Beratung, Bestandsentwicklung und Neugeschäft fließt.
Genau darum geht es am Ende: Umsatz skalieren, ohne dass die Mitarbeiterzahl parallel mitwachsen muss. Das Kapazitätsproblem verschwindet nicht von allein. Aber es lässt sich lösen.
Modus ist eine Marke der SureIn GmbH.