Die Fußball-Weltmeisterschaft steht vor der Tür und bei näherer Betrachtung lässt sich aus erfolgreichen Turnierstrategien auch etwas für die Transformation von IT-Kernsystemen lernen, meint PPI-Vorstand Dirk Weske. In seiner Kolumne für Versicherungsbote beleuchtet er den Umsetzungsstand der Digitalisierung innerhalb der Branche.
Stellen wir uns mal vor, das Auftaktmatch ist erfolgreich bestritten, in unserem Fall ist die Entscheidung für eine Buy-Lösung und für einen konkreten Hersteller eines Standardsystems gefallen und wird auch von allen relevanten Stakeholdern mitgetragen.
Wenden wir uns dem weiteren Turnierverlauf zu: Wie gelingt es, die lange Gruppenphase erfolgreich zu bestehen und in der K.O.-Phase jeweils auf den Punkt die richtige Aufstellung bis zum Turniersieg, also der erfolgreich abgeschlossenen IT-Kernsystemtransformation, zu finden?
Ich habe Ihnen drei Best Practices mitgebracht, von denen Sie sich als „Trainer“ leiten lassen sollten:
Best Practice 1: „Am Standard bleiben – keine Systemwechsel im Turnier“
Vor Turnierbeginn sollte das Ziel klar definiert sein und spätestens nach dem Auftaktmatch steht auch das Spielsystem, in unserem Beispiel das ausgewählte Standardsystem mit seinen Prozessen, Produktmodellen und Automatisierungsmustern.
Entscheidend ist jetzt:
- Das System wird während des Turniers nicht mehr grundsätzlich in Frage gestellt oder verändert.
- Taktische Anpassungen an Details sind im Verlauf eines langen Turniers unumgänglich, bleiben aber im Rahmen des festgelegten Zielsystems.
- Das Turnier gewinnt nicht die Mannschaft mit heldenhaften Einzelkönnern, sondern die Mannschaft, die ihre Abläufe konsequent automatisiert und leichte Fehler vermeidet.
Ähnlich wie für den echten Bundestrainer mit seinen 80 Millionen Stakeholdern gilt es nun aber auch die Ihren freundlich, aber bestimmt auf Kurs zu halten – zugegebenermaßen eine sehr schwierige Aufgabe…
Best Practice 2: „Mut zum Weglassen“
Spätestens nach dem ersten knappen Spiel werden gut gemeinte Hinweise kommen, dass man doch besser das eine oder andere erfolgreiche Rezept aus der Vergangenheit befolgen sollte: liebgewordene Spezialfälle und Sonderlösungen.
Das gleiche Problem wird mit ziemlicher Sicherheit auch bei der IT-Kernsystemtransformation auftauchen, nämlich beim Thema Migration: Viele Fachbereiche denken hier zu groß und zu historienverliebt; mit fatalen Folgen für Komplexität, Zeit und Risiko.
Leitspruch für die Migration sollte aber sein: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“:
- Migration aktiver Verträge mit Letztstand,
- Reduktion auf wenige Zielprodukte je Sparte,
- bewusster Verzicht auf die Migration historischer Schäden, Einzelbuchungen, Kontoobjekte, Termine und offener Prozessinstanzen.
Dieser Minimalansatz spiegelt die Erfahrung, dass jede zusätzliche Anforderung die Komplexität und Fehleranfälligkeit des Gesamtgebildes erhöht.
Best Practice 3: „Changemanagement – das ganze Team laufend mitnehmen“
Kaum ein Bundestrainer hatte jemals den Luxus, auf ein langjährig aufeinander eingespieltes Team mit etablierten Hierarchien und Abläufen setzen zu können. Und jeder Bundestrainer ist sich darüber im Klaren, dass nicht nur die Startelf entscheidend für den Turniererfolg ist, sondern auch die Ersatz- und Ergänzungsspieler, sowie natürlich auch der ganze Stab aus spezialisierten Co-Trainern, Physios, Köchen usw.
Das ist in einer IT-Kernsystemtransformation nicht anders. Nicht nur das operative Projektteam ist erfolgskritisch, sondern auch alle im weitesten Sinne Betroffenen.
Schaffen Sie daher laufend Akzeptanz durch transparente Kommunikation und Schulungen, damit Ihre Mitarbeitenden das neue System zukünftig genauso gut nutzen können wie das alte. Der Flurfunk sollte sich um das Potenzial des neuen Systems drehen, nicht darüber, wie schwierig die neue Benutzeroberfläche im Vergleich zum gewohnten System zu bedienen ist.
Drei Ratschläge zum Abschluss
Ich möchte das Turnierbeispiel nicht überstrapazieren, denn eine IT-Kernsystemtransformation ist eine der strategisch komplexesten Entscheidungen, die ein Versicherer treffen kann – und gleichzeitig eine der riskantesten. Das Risiko entsteht allerdings weniger durch die Wahl des konkreten Systems, sondern durch mangelnde Klarheit und fehlende Leitplanken im Projekt.
Deshalb meine Ratschläge:
- Stellen Sie nicht die Herstellerentscheidung in Zentrum Ihrer Kommunikation als Auftraggeber. Stattdessen das Zielbild der Transformation, also „Warum tun wir das?“ oder zum Beispiel „Wir wollen konsequent Standardisieren“. Hersteller und System sind dagegen in Ihrer Kommunikation nur Mittel zum Zweck.
- Behandeln Sie Migration als „strategisches Vereinfachungsthema“, also einen bewusst schlanken, konsequent umgesetzten Minimalansatz.
- Investieren Sie früh in interne Kompetenzen und ein umfassendes Changemanagement, damit Ihre Mitarbeitenden das System schon vor Einführung im positiven Sinne annehmen und motiviert das Beste herauskitzeln können.
- Und am wichtigsten: Bleiben Sie selbst über die gesamte Turnierdauer konsequent und konsistent bei Ihrer Ausrichtung und Linie – dann wird der Weg ins Endspiel gelingen.