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Gastbeitrag

Wie Schnittstellen in einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) die Arbeit optimieren

Schnittstellen arbeiten im Hirn - und erleichtern das Arbeiten mit einem Maklerverwaltungsprogramm (Symbolbild)Geralt@Pixabay.com

Aus dem Arbeitsalltag eines Versicherungsmaklers sind Software und moderne Technik kaum mehr wegzudenken. IT- gestützte Verwaltungs- und Beratungssysteme sollen den Vermittlern die tägliche Arbeit erleichtern, interne Prozesse unterstützen und eine erhebliche Zeitersparnis bringen. Die dadurch gewonnene Zeit könnte in Vertrieb und Beratung gesteckt oder für die Freizeit und das Leben neben dem Job genutzt werden. Könnte … Die Realität stellt sich jedoch meist anders dar, wissen Ralf Kohl und Sascha Zingler aus ihrer täglichen Arbeit zu berichten.

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Ralf Kohl ist Gründer und Geschäftsführer der diVersO GmbH. Er hat mit myDIVERSO+ einen MVP-unabhängigen digitalen Kundenordner sowie das Thema Dienstleistungspauschalen im Vermittlerbetrieb etabliert. Viele Vermittler träumen von einer komplett vernetzten Softwarelandschaft in ihren Unternehmen. Von der Ersterfassung eines Kontaktes über den Abschlussprozess bis hin zur Bestandsverwaltung und Kundenbindung soll möglichst alles automatisch mit einem Klick erfolgen...

Die aktive Umsetzung dieses Traums sollte in der strategischen Planung eines Unternehmers einer der wichtigsten Punkte darstellen. Die effektive Gestaltung der Verwaltungsprozesse führt in der Regel zu einem gesunden Verhältnis zwischen den Kosten für den Betrieb und den Umsätzen aus dem Vertrieb. In vielen Fällen fehlt den Vermittlern das technische Wissen, um ihre Verwaltungs- und IT-Prozesse zu optimieren, lästige Doppeleingaben zu vermeiden und nervigem Papierkrieg ein Ende zu bereiten.

Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht, aber den Baukasten dafür schon

Ralf Kohl hat sich in seiner Arbeit als Softwarehersteller frühzeitig mit dem Thema Schnittstellen zu externen Systemen beschäftigt. Ein digitaler Kundenordner ist auch ohne Schnittstelle zu einem Verwaltungsprogramm vorteilhaft für Vermittler und Kunde. Er bedeutet aber für Ersteren einen zusätzlichen manuellen Aufwand, um die notwendigen Daten in den digitalen Ordner zu bringen. Hier verschafft eine Schnittstelle einen enormen Zeitvorteil. Dies gilt natürlich ebenso für alle anderen Satellitenprogramme (Software außerhalb des Maklerverwaltungsprogrammes), wie Vergleichsrechner, Angebotsprogramme, Finanzrechner, Finanzanalysesoftware etc.

Die folgenden Lösungsansätze setzen moderne, zum Prozess passende und aufeinander abgestimmte Softwareprogramme voraus. Sie stellen aus der Sicht von Kohl und Zingler die optimale und realistisch erreichbare Vernetzung und Automation im Vermittlerbüro dar. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht als fertige Lösung, aber den Baukasten dafür schon, auch wenn manchmal ein paar Kleinteile fehlen.

Das MVP stellt in der Regel die zentrale Softwareeinheit eines Vermittlerbüros dar. Hier werden die Kundendaten als erstes erfasst und für die spätere Weiterverarbeitung aufbereitet. Dem vorgeschaltet könnten an dieser Stelle erste sinnvolle Schnittstellen zum Einsatz kommen, um die Verarbeitung ein Stück weit zu automatisieren.

Im nächsten Schritt wird nach dem Erfassen bereits vorhandener Verträge der Kundenbedarf ermittelt. Dabei kommen verschiedene Programme zum Einsatz, Finanzrechner oder Analysetools. Die Übergabe der vorhandenen Daten und Verträge aus dem MVP via Schnittstelle kann die Bedarfsermittlung und die daraus resultierenden Handlungsempfehlungen beschleunigen. Anschließend steuert die Analysesoftware idealerweise Tarif- oder Vergleichsrechner an und berechnet die Vorschläge bzw. Angebote für den Kunden.

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Finden Beratung und Verkauf nicht mit dem Kunden am PC statt, werden die Angebote automatisch in der Angebotsverwaltung des MVP und durch die bestehende Vernetzung im digitalen Kundenordner gespeichert. Der Kunde kann dann darüber informiert werden, dass Dokumente für ihn in seinem persönlichen Ordner vorliegen. Entweder kann der Kunde diese jetzt sofort digital unterschreiben und damit nachgelagerte Prozesse, wie die Antragsstellung auslösen oder noch erforderliche Unterlagen über Upload in den Kundenordner nachreichen.

 

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